Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc nhận và trả lời email từ khách hàng mới rất phổ biến và quan trọng. Nhưng nhiều người không biết cách sử dụng từ ngữ và cấu trúc diễn đạt phù hợp với văn cảnh, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng đồng thời để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng. Việc trả lời email một cách chuyên nghiệp, ngắn gọn, súc tích, đầy đủ thông tin là một yếu tố quan trọng trong việc chốt sales. Vậy cùng tham khảo những mẫu diễn đạt sau đây và áp dụng và việc viết email nhé.
Bạn đang xem: Well noted là gì
Phần mở đầu:
Sau khi nhận được email của khách hàng hỏi về sản phẩm hoặc tìm hiểu thông tin công ty, mở đầu thư trả lời bạn phải cảm ơn khách hàng và nhắc lại những chi tiết về email của họ để nhắc họ nhớ lại email đó. Cùng tham khảo những đoạn mở đầu như sau nhé:
– Thank you for your enquiry of 6 June 20 — in which you asked about…
– I would like to thank you for your enquiry of 10 May 20 … and am pleased to tell you that we would be able to supply you with the…
– We were pleased to learn from your letter of 10 December that you are impressed with our selection of…
– Thank you for your letter, NJ 1691, which we received this morning.
Xác nhận dịch vụ hoặc việc mình có thể làm cho họ:
Sau khi chào hỏi và nhắc về email bạn nhận từ khách hàng, đây là lúc bạn đưa ra những dịch vụ, sản phẩm và trách nhiệm công ty bạn có thể mang lại cho khách hàng. Ví dụ, bạn xác nhận công ty bạn có thể cung cấp một đơn đặt hàng lớn hơn 30 tấn một tháng; bạn đang có sẵn một loạt áo len mẫu mã phong phú từ kiểu dáng đến màu sắc…
Gửi danh mục sản phẩm, chính sách giá, hàng mẫu
100% email khách hàng đều muốn hỏi chi tiết về sản phẩm và dịch vụ thông qua các danh mục sản phẩm, chính sách giá cả, thanh toán và hàng mẫu vì vậy, phần này bạn phải cung cấp cho khách hàng những thông tin chi tiết thông qua việc đính kèm tờ rơi, hồ sơ, báo giá dịch vụ hay hàng mẫu ở cuối email này. Nhưng phải thể hiện như thế nào để khách hàng biết những thông tin mình đã gửi kèm? Câu trả lời chính là những cách diễn đạt sau nhé:
— Please find enclosed our current catalogue and price list quoting CIF prices Kobe. The units you referred to in your letter are featured on pp. 31-34 under catalogue numbers Y32—Y37. When ordering could you please quote these numbers? The samples you asked for will follow under separate cover.
— We enclose our booklet on the Omega 2000 and are sure you will agree that it is one of the finest machines of its kind. It can be adapted to your specifications (see the section ‘Structural changes’ on page 12).
— We enclose our summer catalogue, which unfortunately is only published in English. However, we have included a German translation for the relevant pages (41-45) and hope this will prove helpful.
— … and we have enclosed our price list, but should point out that prices are subject to change as the market for raw materials is very unstable at present.
Phần kết email
Sau khi đã đáp ứng hết nhu cầu của khách hàng ở những phần trên, bạn có thể kết thúc email bằng những câu cảm ơn thể hiện rằng mình rất trân trọng họ và hi vọng có cơ hội hợp tác trong tương lai. Bật mí cho bạn những cách kết thúc sau nhé.
— Once again we would like to thank you for writing. We would welcome any further questions you might have.
Xem thêm: đau Gót Chân Là Bệnh Gì, Bị đau Thốn Gót Chân Là Bệnh Gì
— Please contact us again if you have any questions, using the above telephone
number or email address.
— I am sorry we do not have the model you asked for, but can assure you that the
alternative I have suggested will meet your requirements. Please remember that we offer a full three-year guarantee.
— We hope to hear from you again soon, and can assure you that your order will
be dealt with promptly.
Sau đây là một email hoàn chỉnh cho bạn nhé.
Dear Ms. Raval,
Thank you for your enquiry of 1st April 2016 about our lastest products.
We have 20-year experience in dealing, mainly in textile products. We would like to see whether we could get a chance to corporate with you.
We are pleased to send you our current Spring catalogue and price list (CIF Le Havre) as per attachment and please kindly note that this offer is only valid for 3 working days after the quote day.
Xem thêm: Egroup Là Gì – Tập đoàn Egroup
As far as we know, you are a big potential customer with a chain of distributors all over the world, we consider to give you a discount of 10% for your first order to establish a long term business with you.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
