Trong ngành Báo chí và truyền thông có rất nhiều thuật ngữ trong đó có truyền thông nội bộ. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Cần những kỹ năng nào cho công việc truyền thông nội bộ?ùng 123jobtìm hiểu nhé!

Trong những năm gần đây các doanh nghiệp không chỉ còn chú trọng đến công tác truyền thông bên ngoài, marketing khách hàng nữa mà còn chú ý đến công tác truyền thông nội bộ. Vì truyền thông có vai trò quan trọng, có ý nghĩa lớn trong công tác xây dựng một tập thể doanh nghiệp vững mạnh. Chính từ đó nhân viên truyền thông nội bộ là bộ phận quan trọng trong nhiều công ty. Chúng ta cùng tìm hiểu về công việc truyền thông nội bộ này nhé!

I. Khái niệm và ý nghĩa của truyền thông nội bộ

*

Khái niệm truyền thông nội bộ là gì?

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là một thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh Internal communications, đây là một hoạt động truyền đạt thông tin giữa các thành viên, các phòng ban trong công ty với nhau, nhằm xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ mật thiết giữa các thành viên với nhau, giữa nhân viên và sếp. Đây là công tác mà bất cứ doanh nghiệp, cơ quan, công ty, đoàn thể nào cũng cần có.

Bạn đang xem: Truyền thông nội bộ là gì

2. Ý nghĩa của truyền thông nội bộ

Gắn với ý nghĩa truyền thông thì truyền thông nội bộ chính là quá trình đưa ra những thông tin công việc, truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo công ty tới tất cả nhân viên. Công tác này góp phần quan trọng trong sự gắn kết phát triển của nhân viên với công ty. Nếu truyền thông nội bộ không hiệu quả, các nhân viên sẽ không nhân thức rõ về yêu cầu công việc, quyền lợi và nghĩa vụ của mình để cống hiến cho sự phát triểncủa công ty. Ngược lại cấp trên cũng không thể nắm rõ tình hình nhân viên để có những kế hoạch, chiến lược hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành công ty.

Ngoài ra truyền thông nội bột à hoạt động nhằm gắn kết các nhân viên, cán bộ trong công ty với nhau. Các hoạt động này có thể là tổ chức các sự kiện âm nhạc, ăn uống, team building, du lịch,… nhằm giúp nhân viên có những khoảng thời gian thư giãn, nghỉ ngơi bên nhau, cùng nhau trải nghiệm những điều mới, thể hiện tình đoàn kết, hoạt động nhóm hiệu quả. Truyền thông nội bộ chính là đề cao sự liên kết bền vững từ bên trong doanh nghiệp, đồng thời còn giúp mở rộng, lan tỏa thương hiệu doanh nghiệp đến các đơn vị liên quan đặc biệt là khách hàng.

II. Những hiểu lầm nghiêm trọng hay gặp trong truyền thông nội bộ

1. Truyền thông nội bộ là công việc của bộ phận nào?

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa 2 bộ phận hành chính nhân sựtruyền thông nội bộ do có những điểm chung trong công việc. Nhưng chúng ta có thể phân biệt hai bộ phận này dựa theo đặc thù riêng như: phòng truyền thông nội bộ sẽ làm công tác chuyên môn về truyền thông và đẩy truyền thông đến mức hiệu quả nhất; còn bộ phận nhân sự chuyên quản lý, theo dõi các nhân sự trong công ty.

Truyền thông nội bộ và nhân sự là 2 công việc có quan hệ chặt chẽ, bổ sung lẫn nhau, trong đó truyền thông nội bộ là một phần của nhân sự. Nhưng nếu trong công ty chỉ có bộ phận nhân sự thôi thì vẫn chưa đủ, chúng ta cần có một nhân viêntruyền thông nội bộđể làm tốt nhất các kế hoạchtruyền thông nội bộ. Nhân viên này sẽ là người phải hiểu rõ nhất về công ty, từ đó phối hợp với bộ phận nhân sự để tổ chức quản lý, điều hành nhân viên theo mụcđích, tầm nhìn, hướng đi của lãnh đạo công ty. Đây là quá trình quyết định sự phát triển vững mạnh của công ty.

2. Truyền thông nội bộ là văn hóa của doanh nghiệp

Tại sao có thể khẳng định truyền thông nội bộ là văn hóa doanh nghiệp? Ta có thể hiểu văn hóa doanh nghiệp là những tinh hoa, tài sản, hình ảnh và thành tựu mà doanh nghiệp xây dựng và hướng tới. Nhân viên chính là những nhân tố nắm giữ, thể hiện và phát huy những tinh hoa này. Từ đó ta thấy truyền thông nội bộ là quá trình xây dựng và đưa tinh hoa văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì và phát triển nó.

3. Truyền thông nội bộ là PR in-house

Truyền thông nội bộ sử dụng đội ngũ nhân lực truyền thông, PR của một doanh nghiệp người ta gọi đó là PR in-house. Đây là thuật ngữ để phân biệt nhân viên PR tư nhân bên ngoài mà chúng ta thuê với đội ngũ nhân viên PR trong doanh nghiệp. Có thể nối truyền thông nội bộ là một phần hay là PR in-house.

4. Nhầm lẫn giữa truyền thông nội bộ và hoạt động quản lý nhân sự

Để phân biệt 2 bộ phận này chúng ta cần hiểu rõ những công việc mà mỗi bộ phận cần làm, lấy đó làm đặc trưng để phân biệt. Truyền thông nội bộ là các hoạt động như xây dựng chiến lược Marketing, kế hoạchtruyền thông nội bộtrong doanh nghiệp, lên kế hoạch tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết giữa nhân viên, biên tập và sản xuất các ấn phẩm lưu hành nội bộ để nhân viên nắm rõ các quy định của công ty, các định hướng chung để làm việc hiệu quả nhất. Còn hoạt động quản lýnhân sự sẽ bao gồm các công việc liên quan đến quản lý giấy tờ hành chính nhân sự, tuyển dụng và quản lý nhân lực trong công ty, đào tạo nhân sự,…

Tóm lại, truyền thông nội bộ là truyền tải thông tin và hoạt động gắn kết nhân viên với công ty. Còn nhân sự là chiêu mộ và quản lý nhân viên, quản lý giấy tờ hành chính, các dữ liệu quan trọng.

5. Công việc của truyền thông nội bộ chỉ là tổ chức sự kiện cho công ty

Truyền thông nội bộ có rất nhiều phần việc trong đó có tổ chức sự kiện cho công ty. Để trở thành một nhân viên truyền thông nội bộ đòi hỏi bạn phải là người năng động, hoạt náo, có kỹ năng giao tiếp, tạo lập mối quan hệ tốt,đồng thời có những năng khiếu như hát, múa, nhảy, MC và tự tin thuyết trìnhtrước đám đông.

III. Các phương tiện và nội dung của truyền thông nội bộ

Các phương tiện truyền thông nội bộ

1. Các phương tiện của truyền thông nội bộ

Các phương tiện in ấn (báo chí nội bộ: các bản tin, sách về tổ chức, thư từ, các bài phát biểu…) và file và tài liệu đính kèm Các bảng thông báo vì đây vẫn là phương tiện truyền thông đượccác doanh nghiệp sử dụng nhiều và có hiệu quả nhất Mạng lưới intenội bộ doanh nghiệp Các dữ liệu về tổ chức như phim, video, ảnh, phóng sự, các giấy tờ, báo chí,… Đài phátthanh nội bộ Các cuộc họpgiao ban nội bộ và các hội thảo đào tạo Áp phích, bannner, biển quảng cáo nội bộ tại công ty Sử dụng mạng xã hội thông qua Website, Fanpage, Group nội bộ,…để truyền thông

2. Nội dung của truyền thông nội bộ

Tổ chức bộ máy quản lý và đào tạo nhân sự của công ty Truyền thống, văn hóa doanh nghiệpvà các thành tựu đạt được Chiến lược hoạt động và nhiệm vụtrong từng thời kỳ Tuyên dương khen thưởng các tấm gương người tốt việc tốt Lên kế hoạch tổ chức các hội nghị và thảo luận khoa học Tổn chức các hoạt động sự kiện, văn hóa, thể thao, kỉ niệm của doanh nghiệp Tổ chức, tham gia các chương trình tài trợ, từ thiện Điều chỉnh, sửa đổi và bổ sung các văn bản pháp luật mới

IV. Vai trò của truyền thông nội bộ

Đề cao tầm quan trọng của mỗi nhân viên trong công việc để đạt được mục tiêu của tổ chức. Mỗi nhân viên đều đại diện cho tổ chức để doanh nghiệp phát triển thịnh vượng hơn Truyền thông nội bộ là quá trình minh bạch chính sách quản lý do quan điểm của cả lãnh đạo và nhân viên đều được bày tỏ rõ ràng. Nhân viên biết đượchoạt động kinh doanh, hỗ trợ được các lãnh đạo. Còn lãnh đạo có thể nắm bắt được thực tiễn năng suất làm việc của nhân viên và mong muốn, yêu cầu của nhân viên để xem xét các chế độ đãi ngộ Quan tâm đến nhân viên thông qua các chế độ bảo hiểm, công tác kiểm tra sức khỏe. Vì sức khỏe, sự an toàn của nhân viên sẽ là yếu tố quan trọng để nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc Ghi nhận và khuyến khích thành tích của nhân viên. Văn hóa doanh nghiệp thể hiện chế độ đãi ngộ và môi trường làm việc của doanh nghiệp.

V. 10 xu hướng truyền thông nội bộ tiếp tục lên ngôi năm 2020

Xu hướng truyền thông nội bộ

1. Giao hưởng C Suite – Mô hình “lãnh đạo nhóm”

Mô hình làm việc truyền thống trong các cơ quan công ty, doanh nghiệp trước đây sẽ là một công ty gồm nhiều phòng ban với các nhiệm vụ công việc riêng biệt. Nhưng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, kỹ thuật, trí tuệ nhân tạo thì đòi hỏi con người cần giải quyết được nhiều công việc, đối mặt với nhiều thách thức hơn và năng động hơn ở bất cứ lĩnh vực nào. Đồng thời con người cần phải phối hợp với nhau cùng làm việc để tạo ra hiệu quả tốt nhất.

Từ đây mô hình làm việc “lãnh đạo nhóm” – giao hưởng C Suite hình thành. Mọi người cùng phối hợp làm việc với nhau sao cho thật ăn ý, như đang cùng nhau chơi trong một dàn nhạc giao hưởng mà trong đó mỗi người đều có khả năng chơi nhiều nhạc cụ khác nhau. Mô hình này rõ ràng như mô hình truyền thống nhưng lại có khả năng linh hoạt hơn, giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

Trong xu hướng chuyển dịch nền kinh tế thì các doanh nghiệp làm việc sẽ không còn các phòng ban riêng rẽ, mà sẽ hòa quyện lại làm một dòng chảy liên tục, tuần hoàn và phát triển. Hiện tại nguồn lao động chính tại các doanh nghiệp đang là thế hệ Y, những người có sự đa nhiệm, ưa sự thay đổi, năng động, chính vì vậy mà những nhà lãnh đạo, quản lý sẽ không còn là những bậc lão làng nữa mà thay vào đó là làn sóng trẻ với sự sáng tạo và linh hoạt trong công việc nên mô hình này càng dễ dàng tạo lập và phát triển.

2. Hệ sinh thái nhân sự – Quản trị nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp

Rất nhiều doanh nghiệp hiện tại đang sử dụng chính nhân viên đang có cùng với mạng xã hội cá nhân của họ để tuyển dụng thêm nhân sự mà không mất chi phí đăng tin tuyển dụng tại các kênh khác. Ngoài ra hệ sinh thái doanh nghiệp còn được mở rộng bằng các nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp như cố vấn, cộng tác viên, nhân viên thời vụ,… đòi hỏi doanh nghiệp cần phải quản trị và đào tạo tốt để gắn kết nguồn lực mới cùng hệ sinh thái nhân sự vốn có. Đây là thời điểm phát huy vai trò đại sứ thương hiệu mà chính những nhân viên trong công ty đảm nhiệm để lan tỏa các giá trị cốt lõi, thông điệp và tầm nhìn của doanh nghiệp.

Nhân sự xã hội (social employee) là xu hướng mà nhân viên hoàn toàn có thể trở thành một đại sứ cho thương hiệu doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, mạng xã hội là nơi chia sẻ những tâm tư, tình cảm của bản thân, và từ đây những hội nhóm cũng hình thành. Rất nhiều nhóm review các công ty, trong đó có nhiều bài viết giới thiệu, đánh giá về trải nghiệm làm việc từ các công ty cũ và công ty đang làm hiện tại, từ đó những ứng viên sẽ lựa chọn quyết định ứng tuyển vào làm việc hay không.

Vậy là mỗi nhân viên trong công ty lại là một đại sứ thương hiệu, một chuyên viêntruyền thông nội bộ bày tỏ, chia sẻ các trải nghiệm làm việc tại công ty, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp đến nhiều người hơn.

3. Cá nhân hóa, thưởng nóng

Một doanh nghiệp tốt là một doanh nghiệp biết chăm lo, quan tâm đến nhân viên. Như mọi cơ quan nhà nước hay các công ty, doanh nghiệp khác đều có chế độ đãi ngộ như lương cứng, lương thưởng ngày lễ, tết, bảo hiểm,… Nhưng doanh nghiệp cần phải chú ý đến những mức thưởng nóng, thưởng cá nhân xuất sắc, những chính sách khen thưởng được thiết kế dành riêng chỉ có một số cá nhân có thể đạt được, từ đó thúc đẩy sự cạnh tranh, hiệu suất làm việc của nhân viên.

Mỗi cá nhân sẽ có những mục tiêu làm việc khác nhau, công ty sẽ có những chỉ tiêu công việc khác nhau, đòi hỏi nhân viên không những phải đạt được mà còn phải làm tốt hơn chỉ tiêu đề ra nữa. Để khai thác tốt nhất những tiềm năng của nhân viên doanh nghiệp cũng cần có những chính sách thưởng hấp dẫn để nâng cao hơn năng suất làm việc của nhân viên.

Xem thêm: Hệ Thống Thông Tin Là Gì, Hệ Thống Thông Tin

Cách quan tâm nhân viên bằng sự ngợi ca, tuyên dương, khen thưởng những nhân viên xuất sắc với toàn thể nhân viên trong công ty để noi gương, học tập, thúc đẩy cạnh tranh tích cực trong công ty.

4. Đa dạng hóa và mở rộng phúc lợi khiến nhân viên hạnh phúc

Ở độ tuổi từ 22-30 tuổi là thời điểm vàng của phụ nữ vì đó là thời kỳ thai sản tốt nhất. Chính vì vậy mà nhiều công ty đã cung cấp những chính sách phúc lợi cho các nhân viên nữ của mình như kỳ nghỉ thai, bảo hiểm thai, đông lạnh trứng, gói thai sản tại bệnh viện liên kết,… Đây là những chế độ phúc lợi mới nhất được nhiều doanh nghiệp sử dụng để khuyến khích các nhân viên nữ của mình. Đây là một chiến lược sử dụng nhân lực hiệu quả, vừa khiến nhân viên hạnh phúc, vừa tạo thêm động lực để họ cống hiến nhiều hơn cho công ty.

Không chỉ có các nhân viên nữ được quan tâm trong kỳ thai sản mà chính những nhân viên nam, những ông bố cũng là người được nghỉ để chăm lo cho vợ con mình. Nhân viên còn được làm việc tại nhà, làm việc online tự do để có thời gian nghỉ ngơi hoặc du lịch tùy thích mà vẫn có thể đáp ứng được công việc, kích thích cảm hứng sáng tạo.

5. Trải nghiệm cá nhân lên ngôi

Với thời kì hiện đại này, các nhân viên đang dần trở nên năng động hơn, họ thích đề cao cái tôi cá nhân, thích thể hiện, họ không còn thích sự ổn định, cứng nhắc. Chính vì vậy các công ty hiện giờ đang thực hiện lộ trình công danh do chính cá nhân nhân viên tự xây dựng sao cho phù hợp với công việc và mục đích chung của công ty. Những chính sách này đã giúp các doanh nghiệp thu hút được nhiều nhân tài về cống hiến cho mình.

Nhảy việc hiện nay không còn là hình ảnh xấu hay tiêu cực, nhân lực trẻ hiện nay có xu hướng thay đổi công việc, tìm kiếm những thử thách, công việc yêu thích, sáng tạo thay vì xét một lộ trình 5 năm, 10 năm gắn bó với một công ty. Cũng có những trường hợp nhân viên sẽ ứng cử cho những vị trí, công việc khác trong công ty của mình, họ muốn được trải nghiệm và thử sức trong những lĩnh vực mới. .

6. Giải quyết thách thức nguồn nhân lực trong thời đại 100 tuổi

Theo những thống kê mới nhất của Bộ Lao động, người Việt đang có tuổi thọ tăng lên nhưng luật lao động lại chưa kịp điều chỉnh độ tuổi về hưu phù hợp. Vấn đề đặt ra ở đây là nên tiếp tục sử dụng nguồn lao động có tuổi cao hay cắt giảm họ, làm sao để doanh nghiệp không thiệt hại về danh tiếng, uy tín mà có thể biến tuổi thọ của nhân viên thành lợi thế.

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn giữ lại nhân lực già và điều chỉnh, xây dựng họ thành những cố vấn hoặc làm công tác đào tạo cho doanh nghiệp do điểm mạnh và kinh nghiệm lâu năm của họ. Ở độ tuổi 60 có thể sức khỏe không còn tốt như thanh niên nhưng vẫn có những công việc phù hợp với họ. Doanh nghiệp có thể dựa vào công việc, mục đích, chiến lược riêng của mình để tận dụng nguồn nhân lực này.

7. Trách nhiệm xã hội đối với quyền công dân

Một doanh nghiệp lớn, nổi tiếng không chỉ đánh giá thông qua các chỉ số tài chính kinh doanh mà còn bởi hình ảnh mà doanh nghiệp hướng đến. Doanh nghiệp sẽ xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ, thiết lập hình ảnh thương hiệu như thân thiện môi trường, bình đẳng giới, từ thiện… Khi có một lộ trình rõ ràng, một chiến lược dài hạn và đúng đắn thì doanh nghiệp có thể thu hút được nhiều nhân tài về làm việc cho mình.

8. Tái cấu trúc nguồn lực trong thời đại công nghệ 4.0

Tái cấu trúc là quá trình không thể thiếu trong thời đại công nghệ 4.0, khi máy móc đã làm thay con người rất nhiều công việc, đòi hỏi con người cần có tri thức cao để sáng tạo ra nhiều công trình tốt hơn. Chính vì đó trong tổ chức doanh nghiệp luôn đặt yếu tố con người lên hàng đầu, tuyển chọn và đào tạo nhân sự với yêu cầu cao.

Nhiều trường học hay cả doanh nghiệp bây giờ đã và đang tiến hành phân tích con người dựa trên các chỉ số IQ, EQ, AQ,… ngoài các kiến thức chuyên ngành và kỹ năng công việc ra thì nhân viên thời 4.0 cần đáp ứng nhiều yêu cầu hơn.

9. Xây dựng nền tảng công việc dựa trên mạng xã hội

Với sự phát triển của công nghệ, thời đại 4.0 mở ra cho chúng ta nhiều công cụgiao tiếp công việc, điển hình là mạng xã hội. Các nền tảng này giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc, dễ dàng trao đổi thông tin. Mặc dù nhiều người vẫn nghi ngại về tính bảo mật của nó nhưng các chuyên gia cho rằng mạng xã hội là công cụ, một con dao vô hại. Điều quan trọng ở đây là người cầm dao, không phải do nền tảng mà là câu chuyện văn hóa của doanh nghiệp.

10. Sử dụng và quản lýdữ liệu cá nhân

Khi đi làm việc ở bất cứ đâu, nhân viên đều phải nộp hồ sơ cá nhân, ở đây là những thông tin cá nhân, tình trạng hôn nhân, sức khỏe,… Với những thông tin này, công ty sẽ hiểu hơn về nhân viên mình, có thể khai thác tiềm năng của họ đồng thời có những chính sách đãi ngộ, hỗ trợ phù hợp cho từng đối tượng.

Khi công ty sử dụng, khai thác dữ liệu cá nhân của nhân viên vào mục đích truyền thông nội bộvà ngoài tổ chức thì phải được sự đồng ý của nhân viên, thực hiện đầy đủ các chính sách bảo mật, các biện pháp bảo vệ, an toàn, minh bạch và hiệu quả.

V. Những “nguyên tắc vàng” trong quá trình truyền thông nội bộ

Teambuilding là một trong quá trình truyền thông nội bộ

1. Doanh nghiệp phải biết cách lắng nghe nhân viên của mình

Lắng nghe ý kiến của nhân viên chính là một chiếc chìa khóa hữu ích để hóa giải những khúc mắc giữa công ty và nhân viên, giúp công việc trôi chảy hơn. Truyền thông nội bộ là một phương tiện, diễn đàn cho phép nhân viên được gửi ý kiến, đề xuất giấu tên, truyền tải một cách khéo léo, phù hợp đến cấp trên. Với việc giấu tên sẽ giúp nhân viên thoải mái hơn trong việc góp ý với lãnh đạo, mạnh dạn, tự tin sáng tạo, đưa ra các ý tưởng tốt, góp phần xây dựng công ty phát triển hơn.

2. Xác định đúng và rõ ràng kênh truyền thông

Để truyền thông nội bộ tốt bạn cần phải hiểu rõ về đối tượng, kênh truyền thông của mình. Trong thời đại 4.0 việc cập nhật tin tức, hay sử dụng mạng xã hội đã không còn xa lạ nữa, dường như nó là thói quen hằng ngày của mọi người, chính vì vậy công ty cũng nên tận dụng chính cơ hội này để truyền thông nội bộ. Hãy lập một website nội bộ, là cổng thông tin của doanh nghiệp, nơi truy cập làm việc, tài liệu, tin tức,… Ngoài ra các hoạt động teambuilding, party cuối năm, liên hoan, các buổi tâm sự luôn là những cơ hội để lãnh đạo cũng như nhân viên gắn kết với nhau hơn, bày tỏ được nhiều ý kiến, mong muốn của mình.

3. Công khai minh bạch các mục tiêu chung

Công khai minh bạch các mục tiêu chung là một điều cần thiết. Lãnh đạo cần cho nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp, để nhân viên thấy được lộ trình của công ty cũng như cho chính mình. Sự minh bạch giúp lãnh đạo và nhân viên thấu hiểu nhau, nhân viên biết được mình cần làm gì để đóng góp trong sự nghiệp phát triển chung của doanh nghiệp.

Xem thêm: Last Name Là Gì ? Cách điền First Name Last Name Là Gì

4. Tăng tương tác 2 chiều

Truyền thông nội bộchính là sự tương tác 2 chiều giữa lãnh đạo và nhân viên, khi nhân viên bày tỏ ý kiến, quan điểm của mình thì sếp có thể thấu hiểu được mong muốn đó mà cải thiện. Cũng như nhân viên có thể hiểu được yêu cầu của sếp để nỗ lực làm việc. Sự giao tiếp, tương tác cởi mở sẽ rút ngắn khoảng cách giữa 2 phía.

VI. Kết luận

Marketing Plan là gì? Những lưu ý khi xây dựng marketing plan – Phần I

Những điều cần biết về xu hướng InteMarketing thời đại 4.0

Tất tần tật những điều cần biết về marketing căn bản

Influencer marketing – Vũ khí bí mật của truyền thông (Phần I)

Chuyên mục: Hỏi Đáp