Để tối ưu hoá công việc, SIPOC là một công cụ thể hiện mối quan hệ của các yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều công việc trong một biểu mẫu dạng bảng
Khi làm việc gì, ta thường lên danh sách các việc nhỏ cần làm và các thứ liên quan. Tương tự như thế, trong công nghiệp và doanh nghiệp, người ta cũng làm như thế nhưng chuyên nghiệp hơn với sơ đồ SIPOC. Bài viết này sẽ cung cấp cho các bạn một số khái niệm cơ bản của công cụ này.
Bạn đang xem: Sipoc là gì
Sơ đồ SIPOC là gì?
SIPOC là viết tắt của:
Suppliers – Inputs – Process – Outputs – Customers
Bên cung cấp – Đầu vào – Công việc – Đầu ra – Bên nhận
Để tối ưu hoá công việc, SIPOC (hay COPIS) là một công cụ thể hiện mối quan hệ của các yếu tố từ đầu vào đến đầu ra của một hay nhiều công việc trong một biểu mẫu dạng bảng. Để tập trung vào yêu cầu của khách hàng là trên hết, công cụ này đôi khi được gọi là COPIS và xử lý thông tin bắt đầu từ các khách hàng ngược lên nhà cung cấp.
Công cụ này được ra đời vào những năm 1980 và là một công cụ được sử dụng trong hệ thống Six Sigma, Lean manufacturing, quản lý tác vụ doanh nghiệp.
Tại sao chúng ta lại sử dụng sơ đồ SIPOC?
Mục đích sử dụng sơ đồ SIPOC là:
– Xác định ranh giới của dự án. SIPOC cung cấp một cách nhìn tổng quan về quy trình về cấu trúc và phạm vi áp dụng trong một hệ thống phức tạp.
– Nhận diện nhà cung cấp ( Supplier) và khách hàng ( Customer)
– Chọn lựa thành viên phù hợp cho dự án
– Nhận biết đầu ra ( Output) và đầu vào (Input) của hệ thống
– Đánh dấu các vấn đề tìm ẩn hay những hạn chế ( nhược điểm) của hệ thống.
Một sơ đồ SIPOC hoàn chỉnh cho bạn một cái nhìn quá trình hiện tại và xác định rõ tất cả các yếu tố ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi quá trình – từ đó xem xét một cách hợp lý. Bằng cách dành thời gian xác định những điều này, bạn đảm bảo mình hiểu đầy đủ về vị trí hiện tại; bạn hiểu ai và điều gì liên quan đến tiến trình; và bạn biết rõ ai hưởng lợi và theo cách nào.
Xây dựng Sơ đồ SIPOC
Cách tốt nhất để xây dựng một SIPOC là tập hợp các thành viên trong nhóm lại. Đây là cách dễ dàng nhất để tăng tính cộng tác của team. Điều kiện tiên quyết là phải đảm bảo tất cả các thành viên phải hiểu về quy trình thì mới có thể hoàn thành tốt sơ đồ SIPOC từ 1-2h.
Quy trình để xây dựng sơ đồ SIPOC gồm có 5 bước như sau:
Bước 1: Thiết lập quy trình
Bạn xây dựng một SIPOC từ trong ra ngoài, bắt đầu từ trung tâm, với bản đồ quá trình. Quy trình là tập hợp các hành động và hoạt động làm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Sử dụng hành động, động từ, mô tả những công việc cần làm và trong bao nhiêu thời gian. Xác định điểm bắt đầu và kết thúc.
Xem thêm: Backhaul Là Gì – Backhaul (Telecommunications)
Bước 2: Xác định đầu ra
Các sản phẩm và dịch vụ mà quá trình sản xuất là gì?
Xác định các yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng mong muốn điều gì? Họ yêu cầu gì? Họ có quyền gì trong việc trao đổi hợp lý giá trị của họ?
Bước 3: Nhận diện khách hàng
Xác định người nhận (khách hàng) của các kết quả đầu ra theo tên, chức vụ, hệ thống, hoặc thực thể tổ chức, hoặc các quy trình sau tiếp nhận đầu ra của quy trình trước.
Bước 4: Xác định đầu vào
Đầu vào là tài liệu, thông tin và các nguồn lực khác mà nhà cung cấp cung cấp được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình.
Bước 5: Xác định nhà cung cấp
Các nhà cung cấp là các hệ thống, con người, tổ chức, hoặc các nguồn tài liệu, thông tin hoặc các tài nguyên khác được tiêu thụ hoặc chuyển đổi trong quy trình. Trong trường hợp các quy trình kín, Bên cung cấp và Bên nhận có thể là cùng người.
Sau khi thực hiện các bước, bạn sẽ có 1 sơ đồ SIPOC như thế này:
Dưới đây là các thành phần ta có thể thêm vào để sơ đồ SIPOC được hữu dụng hơn:
1. Nêu ra Người thực hiện (Process Owner). Xác định cá nhân cụ thể có trách nhiệm trong từng nội dung công việc trong quy trình. Người đó cần phải được tham gia vào việc lập bảng SIPOC và cải tiến công việc.
2. Nêu ra Mục đích của Quy trình (Process Purpose). Xác định rõ tại sao phải có Quy trình này. Mục đích phải tương ứng với lợi ích của tổ chức, không phải chỉ là nêu ra tên của một Quy trình
3. Nêu ra Điểm đầu và Điểm cuối (start and end-points) của Quy trình. Công việc đầu tiên và cuối cùng của Quy trình.
Xem thêm: Put Up Là Gì – Cụm động Từ Với Put
4. Nêu ra một vài phạm vi thực hiện của quy trình, ví dụ Quy trình này sẽ được thực hiện với tắt cả Bên nhận hay chỉ một vài (ví dụ như bộ phận kiểm tra chất lượng của công ty hay dịch vụ kiểm tra chất lượng của khách hàng). Hay Quy trình chỉ được thực hiện trong một số trường hợp (độ khó cao với độ khó thấp). Phạm vi thực hiện sẽ giúp ta quyết định xem có cần nhiều hay chỉ một bảng tóm tắt cho một quy trình.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
