RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ Robot phần mềm trong máy tính thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định).
Khái niệm RPA bắt đầu được sử dụng ở Nhật Bản năm 2016, đến năm 2017 tạo ra một tiếng vang lớn nhờ sự dễ hiểu và khả năng đem lại hiệu quả nhanh. Đến nay, cùng với AI và IoT, RPA trở thành một trong những từ IT thông dụng mà ai cũng ít nhất một lần nghe qua. Tuy vậy, hiện nay, vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu sâu về RPA hay chưa biết về sự khác biệt và mối quan hệ giữa AI và RPA… Để bạn đọc hiểu được bản chất của RPA – một giải pháp hứa hẹn giúp cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, bài viết này giới thiệu toàn bộ nội dung từ kiến thức cơ bản, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI.
Bạn đang xem: Rpa là gì
Mục lục
1. RPA (Robotic Process Automation) là gì?
2. Xu hướng và hiệu quả tự động hóa bằng RPA
3. Sự khác biệt giữa RPA với công nghệ cũ
4. Nguyên nhân của cơn sốt RPA
5. Cách hoạt động của RPA
6. 5 lợi ích khi áp dụng RPA
7. Ví dụ áp dụng RPA và hiệu quả
8. Cách áp dụng RPA
9. 3 điều cần chú ý khi sử dụng RPA
10.Phát triển sản phẩm kết hợp công nghệ RPA và AI
RPA (Robotic Process Automation) là gì?
RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ rô bốt phần mềm sử dụng công cụ quy tắc (Rule engine) và trí tuệ nhân tạo (AI) để thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định). Những rô bốt phần mềm này đôi khi còn được nhân cách hóa thành “ lao động kỹ thuật số” hay “ công nhân kỹ thuật số” (lao động trí thức ảo).
Công cụ thực hiện khái niệm RPA này được gọi là công cụ RPA. Hiện nay, khái niệm RPA đang được sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau. Trong đó, nghĩa rộng là RPA – một sự cải tổ toàn bộ, còn nghĩa hẹp là công cụ RPA.
Để dễ hiểu hơn, RPA nghĩa rộng được định nghĩa là “ trang bị công nghệ rule engine và AI”, còn nghĩa hẹp là “hoạt động dựa trên công nghệ rule engine nhưng không bao gồm AI”.
Ở Nhật Bản, trong các công cụ RPA, Office Robot/ WinDirector – sản phẩm được phát triển bởi tập đoàn NTT – hiện đang nắm giữ thị phần lớn nhất. Nửa sau của bài viết chúng tôi sẽ so sánh, phân loại và xếp hạng các công cụ RPA.
※ Theo khảo sát của RPA Bank
Xu hướng và hiệu quả tự động hóa bằng RPA Trước hết, các bạn hãy xem cách RPA thay thế con người thực hiện tự động công việc
Với sự xuất hiện của RPA (Robot phần mềm)
| Công nhân | Nhân viên văn phòng |
| Robot ứng dụng sản xuất | RPA (Robot phần mềm) |
| Thiết bị sản xuất (băng chuyền) | Hệ thống (ERP) |
Một nhà máy bao gồm 3 cấp thực hiện. Cấp cơ bản là các thiết bị sản xuất dạng lớn như băng chuyền, xung quanh đó là những rô bốt công nghiệp thực hiện công việc sản xuất nhanh và chính xác, con người sẽ làm những công việc như bảo dưỡng rô bốt và những công việc mà rô bốt không làm được.
Còn văn phòng chỉ bao gồm 2 cấp thực hiện là hệ thống quản lý cơ bản ERP và các nhân viên văn phòng thao tác trên đó. Nếu việc sử dụng ERP quá vất vả, trước đây người ta giải quyết bằng cách tùy chỉnh lại ERP, hoặc tăng số lượng nhân viên văn phòng (hoặc ủy thác công việc ra bên ngoài). Với sự xuất hiện của rô bốt phần mềm RPA, công việc văn phòng sẽ hiệu quả hơn nhờ 3 cấp thực hiện. Theo đó, nhân viên văn phòng sẽ chuyển từ công việc bàn giấy sang công việc bảo trì rô bốt và những công việc phức tạp mà robot không thể thực hiện.
Vậy có sự khác biệt gì giữa công cụ RPA theo nghĩa hẹp và Excel Macro?
Xem thêm: Manifest Là Gì – Hướng Dẫn Khai E
Điểm khác biệt của RPA so với Excel Macro là ai cũng có thể xây dựng kịch bản chạy rô bốt không cần kiến thức lập trình, nội dung kịch bản dễ hiểu nên không bị đưa vào “hộp đen”, có thể tự động hóa được tất cả mọi ứng dụng bao gồm ERP và Web. Tuy nhiên, không thể coi đây là sự khác biệt về bản chất.
Nguyên nhân của cơn sốt RPA
Bản thân khái niệm Robot phần mềm RPA Nếu ai đó hỏi bạn “Công việc của bạn có thao tác thừa không? có thể làm hiệu quả hơn không?” có thể bạn sẽ nghĩ “Mình đã làm việc rất hiệu quả, không có thao tác thừa”. Nhưng nếu họ hỏi bạn “Bạn có công việc nào muốn nhờ rô bốt làm thay không?”, chắc chắn bạn sẽ nghĩ ra nhiều điểm để cải tiến công việc “Tôi muốn nhờ rô bốt làm việc này, không phải tự làm thì tốt quá ” .
Với RPA không lập trình, người không chuyên IT vẫn có thể sử dụng thành thạo Công nghệ IT trước đây thường chỉ dành cho giới IT nên nếu muốn cải tiến gì đó thì phải yêu cầu phòng IT thực hiện. Với những vấn đề vượt ngân sách của phòng IT hay có thứ tự ưu tiên thấp, thường bị loại khỏi danh sách ứng dụng công nghệ IT nên nhân viên văn phòng phải thực hiện thủ công Còn đối với RPA, nhân viên nghiệp vụ có thể tự mình tự động hóa công việc nên không bị giới hạn trong phòng IT. Hơn nữa còn được phòng IT chào đón vì việc tự động hóa giải phóng họ khỏi gánh nặng bị cuốn vào công việc nghiệp vụ của các phòng ban.
Cách mạng công nghiệp 4.0 (Tự động hóa hoàn toàn bằng AI)
Hiện nay, chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển và ứng dụng của nhiều công nghệ như AI (trí tuệ nhân tạo), IoT (Inteof things) hay RPA. Trong đó, so với AI và IoT, RPA được áp dụng nhanh chóng hơn cả nhờ sự dễ hiểu và dễ đánh giá tỷ suất hoàn vốn.
Bên cạnh đó, còn một lý do nữa là quá trình phát triển của RPA được chia ra làm 3 giai đoạn. Giai đoạn đầu tự động hóa công việc có logic cố định bằng rule engine. Giai đoạn 2 nâng cao mức độ tự động hóa với sự tham gia ban đầu của yếu tố AI và giai đoạn 3 tự động hóa hoàn toàn nhờ phát triển công nghệ AI hoàn chỉnh. Hiện nay chúng ta mới bước vào giai đoạn 2, nhưng từ dự kiến muộn nhất đến nửa đầu những năm 2030, 49% lao động phải được tự động hóa thì lúc đó chúng ta sẽ phải bước vào giai đoạn 3.
Khác với ứng dụng IT và hoạt động cải tiến không có đích đến rõ ràng, chúng ta đã biết còn khoảng 10 năm nữa thế giới sẽ phải được tự động hóa hoàn toàn. Vì vậy, chúng ta có sức ép phải tự động hóa bằng RPA ngay hôm nay để không bị trào lưu tự động hóa bỏ lại sau.
Xem thêm: P/s Là Gì – Từ P/s Có Nghĩa Là Gì
Trải nghiệm miễn phí
Cách hoạt động của RPA Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng. Ví dụ, nếu bạn muốn nhờ RPA thực hiện một thao tác trên máy tính, RPA sẽ ghi nhớ các quy tắc thực hiện được gọi là kịch bản mô tả trình tự thao tác. Những lần sau đó, RPA sẽ thực hiện công việc này dựa trên kịch bản. Bạn có thể hình dung hoạt động này giống như việc hướng dẫn công việc cho nhân viên mới.
Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được. Bên cạnh đó, khác với Excel Macro, RPA không tạo ra những kịch bản không quản lý được nội dung.
Kịch bản của RPA còn được gọi là “workflow” hoặc đơn thuần là “robot”. Nếu bạn đã từng nghe ai nói “Tôi đã tạo ra 100 con Robot”, có nghĩa là họ đã tạo được 100 loại kịch bản khác nhau.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
