Khái niệm quản lý:
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đí;ch của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
.
Bạn đang xem: Quản lý là gì
Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra. Như vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểu như sau:
Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên. còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể, cá nhân người lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tí;nh hai chiều và được thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh… Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong nhiều trường hợp mỗi phân hệ có thể được coi như một hệ thống phức tạp. Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết định quản lý được thực thi. Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trước hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi í;ch con người.
Nội dung của quản lý kinh tế.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc quản lý nay mang tí;nh độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức năng quản lý. Phân tí;ch chức năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý.
Hiện nay, các chức năng quản lý thường được sem sét theo hai cách tiếp cận.
Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây:
Quản lý lĩnh vực Marketing. Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển. Quản lý sản xuất. Quản lý tài chí;nh. Quản lý nguồn nhân lực Quản lý chất lượng.
– Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại…
Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức năng khác nữa.
Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chí;nh sự vận dụng và sử dụng phương thức tác động khác nhau đã làm nên tí;nh đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.
Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng định như vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý như những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thí;ch ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thí;ch ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể lường trước và lượng hoá chí;nh xác. Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trước những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đưa ra những giải pháp, phản ứng nhưng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức và giải pháp để đạt được các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí; không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có sự định hướng, mất dần cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không được thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thường dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau:
Quá trình kế hoạch
Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý. Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình như sau:
Khẳng định sứ mệnh:
Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu định tí;nh và dài hạn mà tổ chức hướng tới. Việc làm nay nhằm mục đí;ch hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hướng tới cái gì và họ đang được gì và có trách nhiệm như thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tí;nh thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.
Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bước đệm để một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo thiếu chí;nh xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gí;o nhẹ trong khi các con tầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tí;nh khách quan vốn có nó còn mang tí;nh chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hướng, cân đối lại nhưng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì. việc nghiên cứu và dự báo phải tạo được cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có được là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một nguyên tắc chung được đưa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro.
Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu được tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới. Nó được tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức. Một mục tiêu được coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải cụ thể:
Nói về vấn đề gì. Giới hạn thời gian. Kết quả lượng hoá được.
+ Phải linh hoạt: Đáp ứng được sự biến động của môi trường.
+ Có tí;nh định lượng: Thể hiện bằng các con số đã tí;nh toán và cân đối kỹ lưỡng.
+ Tí;nh khả thi: Những mục tiêu đưa ra tổ chức có thể đảm bảo tí;nh thực hiện được.
+ Tí;nh nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhưng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận được và được coi là hợp lý.
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan giữa các yếu tố sau:
Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, được đảm bảo việc làm và chăm sóc phúc lợi. Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ như chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hướng là nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó. Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trường sinh thái, giá trị xã hội phải được đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết lập tương quan lực lượng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tí;ch lựa chọn mục tiêu riêng ưu tiên cho từng giai đoạn phát triển.
Xây dựng phương án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phương án giải quyết được xây dựng. Tìm ra các phương thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đưa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng tạo ra các phương án có kế hoạch.
Thực tế đứng trước một vấn đề có rất nhiều phương án giải quyết khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phương án được cho là khả quan để so sánh đánh giá. Thông thường nên có ba phương án để lựa chọn, nhiều hay í;t đều không tốt. Nhiều phương án sẽ dẫn tới khó ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đưa ra phương án ưu việt. Trong khi í;t phương án sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công việc này đòi hỏi người lập có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đưa ra phương án được coi là mới. Các phương án đưa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thời chí;nh xác.
Phân tí;ch lựa chọn phương án
Để có thể phân tí;ch và đi đến lựa chọn phương án tốt nhất đòi hỏi các nhà quản lý phải xây dựng đưọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn. Những chỉ tiêu này là các số liệu tí;nh toán khoa học cùng với kinh nghiệm và đã được thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trường kinh doanh hoặc những yếu tố của môi trường tổ chức, mục đí;ch, mục tiêu của tổ chức. Dựa trên tiêu chuẩn thống nhất này các phương án đưa ra ra đướco sánh đánh giá trên phương diện tí;nh khả thi, tí;nh hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí;, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực…
Phương án tối ưu được lựa chọn không phải hẳn là phương án thoả mãn tất cả các yếu tố nói trên mà thường đó là phương án thoả mãn nhiều nhất những yếu tố đó.
Thể chế hoá kế hoạch.
Xem thêm: Tôn Ngộ Không Truyền Kỳ Max Vip, Tải Ngộ Không Truyền Kỳ, Windows Game
Từ phương án tối ưu được lựa chọn các nhà quản lý sẽ đưa vào thực tế thông qua thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp quy để đảm bảo tí;nh thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện được thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý.
Thường thì chủ thể lựa chọn phương án tối ưu và chủ thể quyết định thể chế hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhưng trong trường hợp có sự khác nhau thì đôi khi phương án được thể chế hoá và phương án lựa chọn đưa ra là khác nhau. Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của người quản lý.
Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện được công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất nhiều kế hoạch dưới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì một doanh nghiệp thường có những loại hình doanh nghiệp sau:
Kế hoạch chiến lược.
Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung sau:
+ Quan điểm đường lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, mục đí;ch của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thường được quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao.
Chí;nh sách.
Chí;nh sách là những hướng dẫn quy định về tư duy và hành động khi ra quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chí;nh sách đưa ra là để giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất định và là loại kế hoạch sử dụng thường xuyên. Một chí;nh sách thường mang những đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng như quan điểm của tổ chức. Chí;nh sách lương cao, chí;nh sách tuyển dụng… là một trong nhiều chí;nh sách đặc trưng của một doanh nghiệp.
+ Các chí;nh sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tượng quản lý.
+ Một chí;nh sách đưa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tí;nh chất thường xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho các vấn dề thường xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chí;nh sách tốt nhất, hiệu quả sẽ giải quyết được nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung xây dựng những chí;nh sách đặc trưng cho tổ chức của mình.
Thủ tục.
Là loại chí;nh sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục đề ra một cách chí;nh xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu cụ thể. Chí;nh vì có tí;nh quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà quản lý.
Quy tắc.
Cũng giống như thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều được làm và không được làm. Nhưng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là quy tấc không quy định trình tự công việc theo thời gian như thủ tục.Có thể coi thủ tục như một dòng chuỗi các quy tắc nhưng có những quy tắc không nằm trong bất kỳ thủ tục nào. Ví; dụ một doanh nghiệp đặt ra một quy tắc đó là chỉ phát lương vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó không nằm trong một thủ tục nào.
Chương trình.
Đó là một số những chí;nh sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ được giao. Các bước tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện những mục tiêu quan trọng mang tí;nh đốc lập tương đôí;.
Một đặc điểm về những mục tiêu của một chương trình đó là nó mang tí;nh độc lập tương đối và những mục tiêu ưu tiên. Những mục tiêu này chỉ được chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhưng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau. Để thực hiện mục tiêu đó thì một chương trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và được xác định phân bố cụ thể: Ai là người quản lý, ai phối hợp, ngân sách như thế nào và giới hạn thời gian thực thi.
Một chương tình lớn thì bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ các chương trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phương thức quản lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chương trình mục tiêu. Phương pháp quản lý này được phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tí;nh sáng tạo và chủ động của cấp dưới.
Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch được lập với những nội dung về ngân sách hoặc nội dung phi tiền tệ như: lao động bất động sản…nhưng được số hoá cụ thể. Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thường phải sử dụng.
Ngân quỹ tài chí;nh: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn cụ thể nào. Ngân quỹ tài chí;nh bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến
+ Bảng kê khai lưu lượng tiền mặt
+ Bảng cân đối
Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lượng hàng bán ra trong tương lai
+ Ngân quỹ chi phí;: Liệt kê những hoạt động chí;nh của đơn vị và lượng tiền được phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lượng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt động cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản: Thường là rất lớn phục vu cho nhu cầu phát triển lâu dài.
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trường, một yếu tố luôn biến động.
Xem thêm: Tải Game Line 98 – Tải Game Offline Line 98 Về Máy Tính
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức, doanh nghiệp. Các kế hoạch đó mang tí;nh độc lập tương đối, nó độc lập vì được xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhưng lại hướng tới mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng được đưa ra bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tương đối. Trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế hoạch.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
