Năng suất – và tất cả những gì bao gồm trong đó – là thứ gì đó chúng ta rõ ràng bị ám ảnh bởi nó. Bản thân khái niệm năng suất không phải một ý tưởng gì mới. Thực ra, khái niệm năng suất đã xuất hiện từ khi sản xuất bắt đầu, vì vậy, dĩ nhiên nó đã có mặt từ thời con người lần đầu tiên tìm ra cách gieo hạt xuống đất.
Năng suất trong kinh doanh trở thành một đề tài quan trọng và liên tục được tranh luận cùng bước tiến của công nghiệp hóa. Khiến lao động – dù là của con người hay máy móc – trở nên hiệu quả hơn là một mục tiêu quan trọng, vì lao động hiệu quả hơn nghĩa là lợi nhuận cao hơn. (Có hàng đống vấn đề bên lề nảy ra từ những vấn đề liên quan đến năng suất lao động, nhưng chúng ta sẽ nói đến chúng vào một dịp khác).
Bạn đang xem: Productivity là gì
Dù trong kinh doanh, hay kinh tế, năng suất tiếp tục được phát triển và tinh gọn qua cuộc Cách mạng công nghiệp lần 2, chiến tranh thế giới thứ 2, các tiến bộ công nghệ lớn, và sự toàn cầu hóa về kinh tế. Nhưng năng suất cũng đã trở thành thứ gì đó mang tính cá nhân hơn: nó đã trở thành một theo đuổi cá nhân.
Với các công nghệ chúng ta dùng ngày nay, chúng ta có nguồn thông tin và truy cập không giới hạn. Điều đó thật tuyệt theo nhiều cấp độ, nhưng nó cũng dẫn đến sự quá tải: cả thế giới trên những ngón tay, theo đúng nghĩa đen, trong mọi khoảnh khắc. Với những con người có xu hướng dễ xao nhãng và trì hoãn (nghĩa là tất cả mọi người đấy), thời đại kỹ thuật số nhanh chóng biến thành thời đại thiếu năng suất.
Vì thế, chúng ta chứng kiến sự trỗi dậy của các theo đuổi năng suất cá nhân, từ sách tham khảo, đến blog, app, và mọi thứ lời khuyên bạn muốn trên đời. Đó là một nhu cầu quan trọng. Chúng ta đã đánh mất ranh giới từng chia tách công việc khỏi cuộc sống cá nhân, những điều từng giới hạn các lựa chọn và xác định vai trò của chúng ta. Đó là những tiến bộ rất tuyệt, nhưng chúng mang đến sự cần thiết phải xây dựng các bộ lọc và ranh giới của riêng mỗi người. Nếu chúng ta muốn tạo ra giá trị trong một thế giới của các sự lựa chọn không giới hạn, chúng ta phải học cách làm việc có năng suất.
Nhưng đầu tiên, chúng ta phải chỉ ra năng suất mà chúng ta muốn nói tới thực sự nghĩa là gì.
Minh họa năng suất. Bạn có thể tìm thấy thêm nhiều nguồn sáng tạo trên GraphicRiver.
Có phải việc quản trị thời gian tốt hơn mà bạn đang theo đuổi? Hay sự minh bạch về các mục tiêu? Hay thứ gì đó hoàn toàn khác? Năng suất là một khái niệm rộng. Nó bao gồm rất nhiều lĩnh vực. Để đạt kết quả tốt nhất trong công cuộc theo đuổi năng suất, bạn cần một định nghĩa sâu hơn, cụ thể hơn về nó.
Hãy xem qua chút nhé.
1. Định nghĩa năng suất trong kinh doanh
Định nghĩa năng suất trong kinh doanh thực ra có nghĩa là nói về năng suất trên khía cạnh kinh tế. Và đó là lịch sử của năng suất. Tất cả mọi ý tưởng chủ quan, cá nhân về định nghĩa năng suất được thay thế bởi một định nghĩa hết sức thực dụng, dựa trên số liệu.
Đây là cách Thanh Phạm từ Asian Efficiency mô tả nó:
Có một định nghĩa khác được dùng trong kinh tế, rất quan trọng. Theo thuật ngữ kinh tế đơn giản, năng suất nghĩa là khối lượng đầu ra cho mỗi đơn vị tài nguyên đầu vào. Ví dụ, nếu tôi cho bạn 5 quả táo và bạn đưa tôi lại 1 lít nước ép, năng suất của bạn là 1 lít cho mỗi 5 trái táo. Tuy nhiên, nếu ai đó có thể làm ra được 1 lít nước táo mà chỉ cần 4 trái, họ có năng suất cao hơn. Vì họ cần dùng ít táo hơn để tạo ra cùng một lượng nước ép.Các số liệu được dùng trong ví dụ kinh tế này (nhưng bạn có thể từng thấy trong lớp kinh tế tại trường) là: năng suất = đầu ra/ đầu vào.
Xem thêm: Dram Là Gì – Nghĩa Của Từ Dram
Đó là một định nghĩa cơ bản của kinh tế học, hoặc kinh doanh về năng suất. Tăng năng suất theo khía cạnh kinh doanh nghĩa là: a) tăng sản lượng đầu ra với cùng khối lượng đầu vào, hoặc b) giảm khối lượng đầu vào với cùng năng suất đầu ra. Bạn sẽ nghe các cuộc thảo luận loại này với các thuật ngữ kinh tế như “giảm chi phí trần”, “tăng biên lợi nhuận”, “cắt giảm chi phí”, “tăng giới hạn đáy” và “làm việc có năng suất hơn”.
2. Định nghĩa cá nhân về năng suất
Điều đầu tiên chúng ta cần nhìn nhận là năng suất, theo góc độ cá nhân, có thể linh hoạt, cảm tính và ngẫu nhiên đến mức nào.
Các định nghĩa là tùy ý
Như Chris Bailey nói trong A Life of Productivity,
Năng suất có ý nghĩa khác nhau với từng người. Một người có thể định nghĩa năng suất là kiếm cả đống tiền khi lãnh đạo một đội nhóm vài trăm nhân viên, trong khi một người khác định nghĩa năng suất là nghỉ hưu vào năm 30 tuổi và tự nguyện sống cuộc đời đơn giản đến hết khoảng thời gian còn lại. Cũng vậy, một người có thể định nghĩa năng suất là làm được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, trong khi ngươi khác nghĩ năng suất là cứ thong thả làm việc đến mức tốt nhất mà họ có thể.
Chuyện cá nhân không hoàn toàn là của cá nhân
Điểm thứ 2 cần nhắc đến ở đây là từ “cá nhân” có lẽ được dùng hơi nhầm một chút.
Với rất nhiều người theo đuổi mức năng suất cá nhân tốt hơn, mục tiêu là làm việc có hiệu suất hơn. Chúng ta muốn trở nên tốt hơn trong những việc chúng ta làm, hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, có khả năng tập trung vào công việc quan trọng nhất, và học cách xử lý cơn lũ thông tin và kết nối mà không bị lạc lối trong tiến trình công việc riêng của mình.
Công cụ chúng ta cần để đạt được tất cả những mục tiêu đó là các kỹ năng hiệu suất làm việc cá nhân: hệ thống, năng lực và ứng xử cá nhân cho phép chúng ta quản trị tất cả nhu cầu và lựa chọn, mà vẫn hoàn thành được công việc.
Dĩ nhiên, bạn có thể áp dụng các kỹ năng hiệu suất làm việc cá nhân vào rất nhiều lĩnh vực của cuộc sống: các mối quan hệ, sở thích, tài chính, công việc nhà, chăm sóc con cái…
Giá trị so với đầu ra
Định nghĩa yêu thích của tôi về năng suất là cái này, từ Steve Pavlina:
Năng suất = giá trị/ thời gian (năng suất bằng với giá trị chia theo thời gian)
Nó thực sự đơn giản, và giống với định nghĩa kinh tế. Thay vì sản lượng đầu ra, chúng ta đo đếm giá trị. Và thay vì tài nguyên đầu vào, chúng ta đo đếm thời gian: vì hầu hết chúng ta, những người đang theo đuổi năng suất cá nhân, thời gian là nguồn lực và cũng là nguồn hạn chế chủ yếu của chúng ta.
Pavlina tiếp tục nói về cách chúng ta có thể hiểu và đo đếm giá trị:
“Giá trị” trong đẳng thức năng suất của chúng ta là gì? Giá trị là phẩm chất mà bạn phải tự xác định cho mình. Vì thế, mọi định nghĩa về năng suất đều có quan hệ với định nghĩa giá trị.
Pavlina định nghĩa giá trị như một sản phẩm:
Giá trị = Tác động x Bền bỉ x Bản chất x Khối lượngVà vì thế: Năng suất = Tác động x Bền bỉ x Bản chất x Khối lượng / Thời gian
Bạn có thể đọc qua toàn bộ bài viết này để có cái nhìn sâu hơn về mỗi yếu tố kể trên. Nói ngắn gọn, tác động liên quan đến việc có bao nhiêu người bị ảnh hưởng bởi công việc của bạn, hoặc họ bị ảnh hưởng tới mức nào. Bền bỉ liên quan đến chuyện công việc của bạn sẽ kéo dài bao lâu (hãy nghĩ về vòng đời của một cái bánh sandwich, của một thiết kế đồ họa kỹ thuật số và một tác phẩm nghệ thuật truyền thống). Bản chất liên quan đến chất lượng và loại công việc bạn làm; nó có dễ bị sao chép không, hay nó độc nhất vô nhị? Tác động của nó có quan trọng và sâu sắc, hay tạm thời và giới hạn? Khối lượng liên quan đến số lượng bạn sản xuất ra, được xác định bởi loại công việc cụ thể.
3. Tổng hợp tất cả
Trong khi định nghĩa kinh doanh về năng suất cho chúng ta một điểm khởi đầu tốt, nó không thực sự đủ cho một sự thấu hiểu hàng ngày và ý nghĩa về năng suất.
Chúng ta cần nghĩ về giá trị của những việc mình đang làm hơn là chỉ nghĩ về sản lượng chung chung. Nếu không, chúng ta có thể cố gắng hết cỡ để làm việc hiệu quả cho những thứ chả có ý nghĩa gì. Nếu bạn đã từng bỏ nhiều giờ để tinh chỉnh một góc cạnh nhỏ xíu nào đó của cuộc đời mình, như quản lý email hay lên kế hoạch, chỉ để cố gắng trồi lên khỏi hố sâu năng suất, và rồi nhận ra nó chẳng có một tác động đáng kể nào lên cuộc đời mình cả, nhìn trên tổng thể, bạn sẽ hiểu ý tôi.
Chuyện cải thiện chi tiết và các thói quen thường ngày không sai; thực ra, các điều nhỏ nhặt và diễn ra hàng ngày có thể đưa chúng ta lên hoặc dìm chúng ta xuống. Nhưng chúng ta cần nỗ lực đúng cho những điều xứng đáng. Cảm thấy mình có nhiều quyền kiểm soát hơn, một cách tạm thời, vì bạn đã phân mã màu cho các file lưu trữ, chuyện đó không tốt bằng việc kiểm soát bản thân tốt hơn, vì bạn đã học được cách đặt thứ tự ưu tiên tốt và giải quyết các xao nhãng.
Nếu việc lãng phí thời gian là đáng buồn, vậy chuyện lãng phí cuộc đời còn buồn tới mức nào nữa? Bạn tránh lãng phí thời gian – và cuộc đời của mình – vào những thứ vô nghĩa bằng cách suy nghĩ về giá trị của những việc mình làm, chứ không chỉ việc bạn làm nó hiệu quả đến mức nào.
Định nghĩa hiệu quả của chúng tôi về năng suất
Một định nghĩa kết hợp về năng suất, là định nghĩa cân nhắc cả khía cạnh kinh tế và khía cạnh “cá nhân”. Tôi nghĩ về nó thế này:
Năng suất = Giá trị đầu ra / Thời gian và tài nguyên đầu vào
4. Các nguyên tắc năng suất cơ bản
Giờ khi chúng ta đã có một định nghĩa hiệu quả, hãy xem qua một chút về các nguyên tắc nền tảng của năng suất.
Khởi đầu với thứ tự ưu tiên
Chúng ta có thể tìm hiểu rất sâu rộng về năng suất, nhưng đầu tiên chúng ta cần vài điều cơ bản. Nếu bạn đang cần tăng giá trị đầu ra của mình, chẳng hạn, bạn cần biết nó là gì. Vậy hãy sắp xếp tất cả các nhiệm vụ và khả năng thành một tập hợp thứ tự ưu tiên, đó là bước đầu tiên quan trọng nhất.
Có nhiều cách để xác định thứ tự ưu tiên. David Masters mô tả quy trình và một vài chiến lược khác trong danh sách hướng dẫn của ông, và Lisa Jo Rudy giải thích cách để dùng bài phân tích Pareto để thiết lập thứ tự ưu tiên.
Xem thêm: Nhạc Lofi Là Gì – Lofi Thứ âm Nhạc Giành Cho Mấy Gã Mơ!
Hiểu bản thân
Năng suất bắt đầu từ bạn. Có vô số chiến lược và hệ thống bạn có thể áp dụng, nhưng chúng chỉ hiệu quả nếu chúng có hiệu quả với bạn. Điều đó nghĩa là bạn cần nhận ra sở thích, nhu cầu, mức năng lượng, và các giới hạn của bản thân để chọn được các công cụ và hệ thống thực sự khiến bạn làm việc có hiệu suất hơn.
Hãy bắt đầu bằng cách thấu hiểu phong cách hiệu suất của chính mình, rồi tiến tới việc học cách quản lý các nhiệm vụ theo mức năng lượng của mình.
Thuần thục các khái niệm cơ bản
Một khi đã biết thứ tự ưu tiên của mình, và biết cách đánh giá tốt hơn xem hệ thống hay công cụ nào có hiệu quả với mình, bạn có thể học và áp dụng các kỹ năng năng suất cơ bản hiệu quả hơn. Để giúp bạn khởi đầu, tôi đã viết series này về các Nguyên tắc Năng suất Cốt lõi.
5. Cạm bẫy năng suất thường thấy
Năng suất không phải chuyện đùa. Nếu nó dễ, dĩ nhiên, chúng ta đã chẳng cần phải nói về nó nhiều đến vậy. Chúng ta chỉ cần làm thôi. Nhưng có rất nhiều cái bẫy trong đó, bạn tôi ơi! Rất nhiều cái bẫy trên con đường dẫn đến năng suất.
Cũng may, chúng ta có những hướng dẫn để giúp vượt qua những cái bẫy đó và tiếp tục tiến bộ.
Xao nhãng, xao nhãng ở khắp mọi nơi
Một trong những cái bẫy lớn nhất chúng ta phải đối mặt là hàng đống xao nhãng. Từ mạng xã hội cho tới các thông báo email cho tới các vấn đề gia đình cho tới những lựa chọn giải trí bất tận, chúng ta có thể, và chúng ta thực sự, bị xao nhãng mọi lúc.
Thừa nhận mình gặp vấn đề xao nhãng là bước đầu tiên. Đó là vấn đề chúng ta đều gặp. Một khi bạn đã thấy thứ gì có xu hướng gây mất tập trung cho bạn nhiều nhất, bạn có thể đưa ra và bước đi khôn ngoan để giới hạn sự xao nhãng lại. Điều đó không có nghĩa là bạn từ chối hoàn toàn những thứ vui vẻ/ gây xao nhãng, chỉ là bạn sắp xếp chúng vào cuộc đời mình theo luật của bạn. Leo Babauta đã chia sẻ các mẹo nhanh để xóa bỏ sự xao nhãng.
Hãy lý trí
Rất nhiều cái bẫy năng suất đến từ những mong đợi thiếu thực tế. Chúng ta có xu hướng đánh giá thấp những trở ngại phải đối mặt trong quá trình đạt được mục tiêu, và đánh giá quá cao khả năng, ý chí của mình. Kết quả là một sự kết hợp chết người của tinh thần lạc quan khó hiểu và sự thiếu chuẩn bị.
Tôi chả muốn làm kẻ bi quan, nhưng bạn sẽ trở nên hiệu quả (và hạnh phúc hơn!) nếu bạn học cách, như chúng ta ta đều phải làm, để đặt ra những mục tiêu hiệu quả. Bạn cũng cần nhận ra những giới hạn của sức mạnh cá nhân (dẹp chuyện làm việc multitask đi nhé!) và học nghệ thuật trao quyền.
6. Bắt đầu thực hành bài học năng suất của riêng bạn
Trở nên có hiệu suất không phải thứ gì đó bạn có thể đạt được trong một sớm một chiều, rất tiếc là như vậy. Nó là một cuộc theo đuổi lâu dài, một bài thực hành cần được đưa vào và trở nên tâm điểm đời sống của bạn, một phần hữu dụng trong đời.
Nếu bạn là kiểu người giống tôi, nó sẽ trở thành một phần rất vui vẻ và viên mãn trong đời. Theo đuổi năng suất đã đưa tôi đến chỗ minh bạch hơn về loại công việc mình muốn làm, các mối quan hệ tôi muốn xây dựng, và trên hết là cuộc đời mà tôi muốn sống. Tất cả đều trở về lại chuyện xác định giá trị, khi chúng ta làm điều đó, chúng ta bắt đầu nhìn thấy điều gì có ý nghĩa với mình, và điều gì thực sự là phí thời gian.
Đọc những quyển sách hay
Đây là danh sách ngắn những quyển sách tốt nhất để bạn khởi đầu thực hành về năng suất. Nếu bạn không phải là người thích đọc cho lắm, hãy thử nghe phiên bản sách nói của chúng khi bạn di chuyển hay tập thể dục. Tôi thích sách ở dạng chữ hơn, nhưng chồng tôi thì thích sách nói.
Bắt chước người làm việc năng suất
Tìm những người xuất sắc trong vấn đề năng suất, nhìn tổng thể, hoặc những người thực sự đã thấm nhuần một hay nhiều khía cạnh về năng suất. Và nhờ họ giúp đỡ. Có thể người bạn đời của bạn rất tuyệt trong việc định ra những mục tiêu hợp lý, bạn thân của bạn vô đối về quản lý thời gian, hay anh trai của bạn là bậc thầy trao quyền. Những người giỏi về một khía cạnh nhất định của năng suất cũng có thể giúp bạn trở nên tốt hơn về khía cạnh đó: họ đã tìm ra các công cụ và kỹ thuật hiệu quả, và có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như nỗ lực.
Bạn cũng có thể tìm kiếm các bài phỏng vấn, bài phát thanh, hội nghị chuyên gia, và các bài đăng kiểu “cách chúng tôi làm việc” (đây là một bài như vậy về đội ngũ Envato) để có ý tưởng về việc các chuyên gia bận rộn quản trị thời gian và thứ tự ưu tiên của họ thế nào. Tôi thường bắt gặp nhiều mẹo nhỏ hoặc công cụ cực hay, hoặc một phương pháp mới để xử lý xao nhãng hoặc vượt qua sự trì hoãn.
Xây dựng hệ thống của riêng mình
Có nhiều hệ thống năng suất phổ biến bạn có thể học hỏi và sử dụng, như hệ thống Getting Things Done của David Allen hay 5 Choices to Extraordinary Productivity của Franklin Covey. Dù vậy, nhiều người nhận ra rằng hệ thống tốt nhất là hệ thống mà họ tự xây dựng cho mình.
Bạn có thể khởi đầu với một nền tảng từ một hệ thống khác và tinh chỉnh nó theo ý muốn. Hoặc bạn có thể xây dựng thứ gì đó từ ban đầu. David Masters đã viết một loạt bài tuyệt vời về cách xây dựng hệ thống năng suất cá nhân. Loạt bài này sẽ hướng dẫn bạn đi qua toàn bộ quy trình.
Luôn là vấn đề về giá trị
Hãy nhớ, khi bạn xác định năng suất cá nhân và tự thực hành, nó luôn trở lại vấn đề về giá trị. Đừng ngại thay đổi cách tiếp cận của mình, vứt đi một công cụ, hay sắp xếp lại hoàn toàn danh sách ưu tiên. Không ai trong chúng ta luôn đứng yên cả: đời sống thay đổi, chúng ta cũng thế. Năng suất thực hành cũng thay đổi cùng chúng ta, khi chúng ta phát triển, chúng ta sẽ làm rõ và xác định cho chính mình, để đạt được nhiều giá trị nhất cho bản thân và cho người khác.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
