Bạn đang xem: Nội quy là gì
Khi biết rõ nhiệm vụ của mình và cả những chế tài dự liệu, người lao động sẽ hạn chế được những vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động.
Trả lời:
Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý:
Bộ luật lao động năm 2012
2. Luật sư tư vấn:
2.1. Quy định về nội quy lao động theo pháp luật hiện hành
Thứ nhất: Về thẩm quyền và phạm vi ban hành nội quy lao động
Khoản 1 Điều 119 BLLĐ 2012 quy định: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”. Theo đó, những đơn vị có sử dụng dưới 10 người lao động thì không nhất thiết phải có nội quy lao động bằng văn bản, khi đó kỷ luật lao động được thể hiện ở những mệnh lệnh, yêu cầu hợp pháp của người sử dụng lao động.
Việc ban hành nội quy lao động làm công cụ quản lý lao động trong đơn vị sử dụng lao động vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động . Việc ban hành nội quy lao động có ý nghĩa quan trọng, giúp người sử dụng lao động thiết lập và duy trì kỷ luật lao động trong đơn vị, từ đó thực hiện quyền quản lý lao động một cách hiệu quả
Về phạm vi ban hành nội quy lao động, nếu như BLLĐ sửa đổi bổ sung năm 2002 quy định “doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có nội quy lao động bằng văn bản” (Điều 82), thì BLLĐ 2012 đã thay thế cụm từ “doanh nghiệp” bằng “người sử dụng lao động”. Đây là điểm mới quan trọng trong quy định về phạm vi ban hành nội quy lao động. Theo quy định đó, doanh nghiệp không là chủ thể duy nhất mà tất cả các đơn vị khác không phải doanh nghiệp như: Cơ quan, tổ chức nước ngoài, các cơ sở y tế, giáo dục, thể thao ngoài công lập… khi sử dụng từ 10 người lao động trở lên đều phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản.
Thứ hai: Về nguyên tắc ban hành nội quy lao động:
Khoản 2 Điều 119 BLLĐ năm 2012 quy định: Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Do vậy, trước khi ban hành nội quy, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của các chủ thể khác về những những nội dung đã quy định trong nội quy.
Thứ ba: Nội dung cơ bản của nội quy lao động
Để tránh trường hợp vì mục đích lợi nhuận của mình mà người sử dụng lao động lạm quyền, đặt ra các quy định quá khắt khe đối với người lao động, xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, pháp luật đã quy định người sử dụng lao động khi ban hành nội quy lao động phải tuân theo các quy định về nội dung nội quy lao động. Khoản 2 Điều 119 BLLĐ năm 2012 quy định cụ thể về nội dung của nội quy lao động, theo đó, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
Một là: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Nội quy lao động quy định về biểu thời giờ làm việc của người lao động, như thời giờ bắt đầu cũng như thời giờ kết thúc công việc trong ngày, tuần, tháng. Đó là các quy định về thời giờ làm việc trong ngày, trong tuần, thời gian nghỉ giải lao giữa các buổi làm việc; quy định về việc tăng ca, làm thêm giờ; ngày nghỉ hàng tuần, nghỉ lễ, nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ không hưởng lương…
Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi được quy định cụ thể, chi tiết tại Khoản 1 Điều 27 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP như sau: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương. Việc quy định thời gian làm việc, thời giờ nghỉ ngơi trong nội quy lao động không chỉ có ý nghĩa bảo vệ quyền lợi, sức khỏe của người lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc xây dựng một môi trường lao động có trật tự, kỷ cương, nề nếp và văn minh.
Hai là: Trật tự tại nơi làm việc
Theo Khoản 2 Điều 27 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP, trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình). Điều này có một ý nghĩa thiết thực trong một môi trường lao động trật tự, kỷ cương, nề nếp. Tùy thuộc vào những đặc thù khác nhau của từng ngành nghề, từng công việc mà các quy định về giữ trật tự tại nơi làm việc có những điểm khác nhau.Căn cứ vào từng đặc điểm và tính chất công việc mà người sử dụng lao động ban hành các quy định về trật tự tại nơi làm việc cho phù hợp.
Ba là: An toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc
Khoản 3, Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định về an toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Trách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
Những năm gần đây, các vụ tai nạn lao động xảy ra tương đối nhiều tại các công trình xây dựng, nhà máy, công xưởng…mà nguyên nhân của các vụ tai nạn này là do chưa tuân thủ kỷ luật lao động về đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc. Chính vì vậy vấn đề tuân thủ kỷ luật lao động về đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc là vô cùng cần thiết và phải được quy định cụ thể trong nội quy lao động để buộc người sử dụng lao động và người lao động phải nghiêm chỉnh thực hiện.
Bốn là: Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
Trong quá trình người lao động tham gia vào quan hệ lao động sẽ được người sử dụng lao động bàn giao các tài sản có liên quan để thực hiện nhiệm vụ, công việc được giao. Mặt khác, trong các lĩnh vực đặc thù và ở những vị trí quan trọng, người lao động còn có thể nắm bắt được các bí mật kinh doanh, công nghệ của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động là nghĩa vụ quan trọng, bắt buộc của người lao động khi quan hệ lao động được thiết lập. Đồng thời, trong nội quy lao động cần phải quy định cụ thể về những bí mật kinh doanh, công nghệ, sở hữu trí tuệ của đơn vị mình để người lao động biết và thực hiện.
Theo Khoản 4, Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
Năm là: Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Xem thêm: Extra Là Gì
Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất là một nội dung rất quan trọng, cần thiết phải được quy định trong nội quy lao động. Đây là căn cứ pháp lý để người sử dụng lao động xử lý kỷ luật khi người lao động có hành vi vi phạm.Nội quy lao động phải cụ thể hóa từng loại hành vi vi phạm cũng như mức độ vi phạm tương ứng; các hình thức kỷ luật lao động; xác định các loại trách nhiệm vật chất, phương thức bồi thường sao cho phù hợp, thích ứng với với đặc điểm của từng đơn vị mà không trái với các quy định của pháp luật.
Thứ tư: Về thủ tục ban hành nội quy lao động
Để ngăn ngừa sự lạm quyền của người sử dụng lao động làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, pháp luật lao động quy định những trình tự, thủ tục cụ thể mà người sử dụng lao động phải tuân thủ khi ban hành nội quy lao động.
Theo Khoản 3 Điều 119 của BLLÐ 2012, trước khi ban hành nội quy lao động thì người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Theo đó, tại đơn vị cơ sở sẽ thành lập một tổ chức đại diện tập thể lao động và phải lấy ý kiến tham khảo của tổ chức này trước khi ban hành nội quy lao động. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng, vì tổ chức đại diện tập thể lao động là tổ chức bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, là tiếng nói của người lao động. Do vậy, người sử dụng lao động phải tôn trọng và phải tham khảo ý kiến của họ trước khi ban hành nội quy lao động của đơn vị.
Mặt khác, để đảm bảo cho việc ban hành nội quy lao động đúng quy định của pháp luật, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thông báo nội quy lao động đến người lao động, bằng cách niêm yết các nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc, để người lao động biết rõ được các nội dung của nội quy lao động và tự lựa chọn cách xử sự cho phù hợp(Khoản 4 Điều 119 BLLÐ 2012).
Thứ năm: Đăng ký nội quy lao động
Khoản 9 Điều 28 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP quy định rõ: Người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động không phải đăng ký nội quy lao động”.Như vậy,việc đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh là một thủ tục bắt buộc đối với các đơn vị có sử dụng từ 10 người lao động trở lên khi ban hành nội quy lao động. Đây là một điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Nội quy lao động gắn liền với quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Chính vì vậy mà nội quy lao động cần thiết phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh để tiến hành việc kiểm tra, rà soát và tham chiếu tính hợp pháp để hạn chế tối đa sự lạm quyền của người sử dụng lao động. Quy định này không chỉ ngăn ngừa tình trạng người sử dụng lao động, vì lợi ích của mình quy định những nội dung gây bất lợi cho người lao động mà còn nhằm tăng cường tinh thần trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc tuân theo các quy định của pháp luật.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 120 BLLÐ năm 2012, người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động ở cấp tỉnh trong thời hạn quy định. Theo quy định tại khoản 2 Điều 120 của BLLÐ 2012, Điều 28 Nghị định số 05/2015/NĐ-CP trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh. Các tài liệu trong hồ sơ đăng ký nội quy lao động được quy định cụ thể tại Điều 121 BLLÐ năm 2012.
Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động. Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động. Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh
Khi nội quy lao động có hiệu lực thì người sử dụng lao động phải thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết. Trường hợp người sử dụng lao động không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc thì sẽ bị xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng; nếu người sử dụng lao động sử dụng nội quy lao động không được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh thì sẽ bị xử phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (Điều 15 Nghị định số 88/2015/NĐ- CP sửa đổi bổ sung Nghị định số 95/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 08 năm 2013 của Chính phủ ).
2.2. Thực tiễn thực hiện các quy định về nội quy lao động
Thực tiễn thực hiện các quy định về nội quy lao động hiện nay vẫn còn nhiều vấn đề còn bất cập, có thể kể đến một số bất cập như sau:
Thứ nhất: Về phạm vi các đơn vị ban hành nội quy lao động
Theo quy định hiện hành, nội quy lao động chỉ bắt buộc ban hành ở những đơn vị có sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Quy định này của BLLÐ năm 2012 đã kế thừa từ BLLÐ năm 1994( được sửa đổi bổ sung năm 2002) Tuy nhiên đến nay những quy định này cần được xem xét lại để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tiễn sử dụng lao động có nhiều biến động ở Việt Nam. Thực tiễn cho thấy các doanh nghiệp trong nước sử dụng dưới 10 người lao động ở Việt Nam là rất phổ biến. Tại các đơn vị này, vì không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động, nên kỷ luật lao động hoàn toàn phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người sử dụng lao động. Từ đó rất dễ xảy ra tình trạng người sử dụng lao động tự ý đặt ra những quy định rất khắt khe và lấy đó làm căn cứ để xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động một cách tùy tiện, vi phạm pháp luật lao động và ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động. Do đó cần xem xét quy định mở rộng phạm vi ban hành nội quy lao động để vừa ràng buộc trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc thiết lập, duy trì kỷ luật lao động, vừa tăng cường sự quyền quản lý lao động của người sử dụng lao động trong đơn vị, phù hợp với thực tiễn sử dụng lao động ở Việt Nam.
Thứ hai: Nhận thức của người sử dụng lao động về việc ban hành nội quy lao động còn nhiều hạn chế
Hiện nay đa số các đơn vị có sử dụng từ 10 người lao động trở lên đã nhận thức được tầm quan trọng của việc ban hành nội quy lao động và đã thực hiện nghiêm túc việc ban hành nội quy lao động theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên vẫn còn một số đơn vị chưa ban hành nội quy lao động hoặc đã ban hành nhưng nội dung nội quy lao động còn chưa đầy đủ hoặc không thực hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định. Số đơn vị này chủ yếu là các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ như hộ gia đình, hộ kinh doanh, một số ít là các doanh nghiệp tư nhân ….Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do người sử dụng lao động chưa nhận thức được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của nội quy lao động và chưa lường hết những tác hại to lớn của việc không ban hành nội quy lao động.
Thứ ba: Chất lượng của nội quy lao động chưa đảm bảo yêu cầu
Một số đơn vị đã ban hành nội quy lao động nhưng nội dung chỉ chú trọng vào các quy định về thời giờ làm việc và đi lại của người lao động trong đơn vị mà chưa tập trung đi sâu vào việc quy định và mô tả chi tiết các hành vi vi phạm của người lao động cũng như các biện pháp xử lư, mức độ xử lư tương ứng đối với các hành vi vi phạm này. Thực tế người sử dụng lao động thường chỉ sử dụng những nội dung có sẵn, quy định một cách chung chung tại Khoản 2 Điều 119 và Điều 125 của BLLÐ 2012 để đưa vào nội dung của nội quy lao động, thậm chí có những trường hợp ban hành nội quy lao động chỉ để mang tính“đối phó” với các cơ quan thanh tra chức năng. Do đó các nội quy lao động này thường rất khó áp dụng trong đơn vị, thậm chí có thể là nguồn gốc nảy sinh các tranh chấp lao động.
Mặt khác, đã có những trường hợp khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động vi phạm về trình tự, thủ tục, từ đó dẫn đến hậu quả bản nội quy lao động đã ban hành không có hiệu lực áp dụng trong đơn vị. Ví dụ theo quy định tại Khoản 3 Điều 119 BLLÐ 2012, trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở. Song, nhiều đơn vị đã bỏ qua thủ tục tham khảo ý kiến này mà tiến hành ngay việc ban hành nội quy lao động. Một số trường hợp khác, người sử dụng lao động sau khi ban hành nội quy lao động đã không thực hiện việc thông báo cho toàn thể người lao động trong đơn vị, hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động tại những nơi cần thiết của nơi làm việc.
Thứ tư: Việc đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh còn nhiều hạn chế
Từ thực tiễn nêu trên đòi hỏi cần phải tăng cường công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật về nội quy lao động để các chủ thể trong quan hệ lao động hiểu rõ hơn các quy định của pháp luật về nội quy lao động, tránh được các xung đột lao động và nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý lao động hiện nay. Đồng thời cần thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra về việc xây dựng nội quy lao động, đảm bảo việc ban hành nội quy lao động đúng theo quy định, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng Nội quy lao động
Nội quy lao động là sự cụ thể hóa pháp luật lao động tại doanh nghiệp dựa trên đặc trưng của từng doanh nghiệp, là cơ sở để thực hiện việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động; phân định rõ ràng, cụ thể quyền và nghĩa vụ của người lao động cũng như người sử dụng lao động; góp phần hạn chế các tranh chấp lao động, từ đó góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững của quan hệ lao động. Thiết lập và duy trì kỷ luật lao động thông qua nội quy lao động là một trong những biện pháp quản lý quan trọng và hữu hiệu nhất trong việc quản lý lao động. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc thiết lập và duy trì nội quy lao động là một trong những điều kiện tất yếu để phát triển sản xuất và kinh doanh. Do đó việc hoàn thiện các quy định pháp luật về nội quy lao động nói riêng và pháp luật lao động nói chung là vô cùng quan trọng và cần thiết.
Xem thêm: Chứng Từ Là Gì – Chứng Từ Kế Toán Là Gì
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật lao động trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900.6162 để được giải đáp.
Chuyên mục: Hỏi Đáp