Blog thienmaonline.vn giải đáp ý nghĩa Access là gì
Access là gì? Các chức năng chính và Hướng dẫn sử dụng – thienmaonline.vn
Định nghĩa Access là gì?
Access giúp người dùng làm được những phần mềm quản lý từ đơn giản đến nâng cao. Hiện nay Access trở thành công cụ hữu ích giúp cho các nhân viên văn phòng, các kế toán có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý cơ sở dữ liệu. Ngoài ra Access còn cung cấp các công cụ có thể lập trình xử lý giao diện, tạo các báo cáo và các mã lệnh.
Bạn đang xem: Access là gì
Nhìn chung, Access rất dễ sử dụng, từ những bạn chưa có kiến thức về lập trình. Nếu các bạn muốn tìm hiểu sâu hơn để tối ưu được những tính năng bên trong đó thì Access cũng cung cấp những công cụ để tùy chỉnh theo ý người sử dụng.
Hướng dẫn sử dụng Access
Phần mềm Access được ứng dụng rộng rãi và các cơ sở dữ liệu giúp cho người dùng lưu trữ và chỉnh sửa dễ dàng hơn. Bên cạnh việc nắm được khái niệm Access là gì thì bạn cũng cần tham khảo các bước làm quen với phần mềm Access như sau:
Tạo cơ sở dữ liệuBước 1: Bạn nhấp chuột vào tập tin (File) rồi chọn “Mới” (New). Ở đây các cơ sở dữ liệu có chứa trong các dạng thức khác nhau. Bởi vậy bạn có thể chọn mở một cơ sở dữ liệu trống , chọn mẫu có sẵn hoặc cơ sở dữ liệu web trống.Bước 2: Tiến hành đặt tên cho dữ liệu. Tên được đặt tương ứng với nội dung của cơ sở dữ liệu đó. Điều này giúp bạn quản lý và tìm hiểu dễ dàng hơn các dữ liệu khác nhau trong phần mềm này. Sau đó gõ tên tập tin vào hộp thoại “Tên Tập tin” (File Name). Chọn “Tạo” (Create) để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu mới.Nhập dữ liệuBước 1: Bạn phải xác định các cấu trúc của dữ liệu: Nếu bạn tạo dữ mới thì cần tạo cơ sở dữ liệu trống thì sắp xếp hợp lý. Có các loại định dạng dữ liệu như: kiểu bảng, kiểu biểu mẫu, kiểu báo cáo, kiểu truy vấn.Bước 2: Tạo bảng đầu tiên: Nếu bạn bắt đầu dùng dữ liệu trống, nó sẽ tự động tạo ra bảng trống. Theo đó các bạn nên bắt đầu nhập vào bảng theo cách nhập thủ công hoặc sao chép và dán nội dung. Các dữ liệu đó được điền thành từng cột riêng biệt, mỗi một hồ sơ là một hàng riêng biệt.Bước 3: Nhập dữ liệu khác: Nếu bạn muốn nhập dữ liệu từ một tập tin hay một vị trí cụ thể, bạn có thể thiết lập cho Access nhận các thông tin đó và tự nhập vào cơ sở dữ liệu. Nó giúp bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin từ một tài liệu khác. Bạn chỉ cần chọn thực hiện như sau:Chọn tab Dữ liệu Ngoài (External Data).Chọn tập tin muốn nhậpChuyển tới vị trí chứa dữ liệuXác định vị trí lưu mớiBước 4: Thêm một cột khác: Nếu bạn muốn lưu các hồ sơ khác nhau trên những cơ sở dữ liệu khác nhau. Tạo cho dữ liệu được mượt hơn.Tạo một Truy vấn lựa chọn tiêu chuẩnBước 1: Mở công cụ Thiết kế Truy vấn (Query Design). Tiếp đến chọn tab Tạo (Create) rồi chọn Thiết kế Truy vấn.Bước 2: Chọn bảng: Tiếp đến bạn sẽ thấy xuất hiện Hiển thị Bảng (The Show Table) sẽ xuất hiện. Bạn nhấn chuột vào bảng cần chạy truy vấn đón sau đến sẽ nhấp chọn Đóng (Close).Bước 3: Thêm trường được tạo ra. Bạn nhấn chuột vào cột truy vấn. Sau đó các trường sẽ được thêm vào bảng thiết kế (Design).Bước 4: Thêm tiêu chuẩn: Bạn cũng có thể dùng các kiểu tiêu chuẩn khác nhau.Bước 5: Nhấn chọn chạy chương trình (Run) để xem kết quả. Nút Chạy nằm trong tab Thiết kế (Design). Kết quả Truy vấn sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Bạn có thể nhấn phím Ctrl + S để lưu truy vấn.Thiết lập mối quan hệ giữa các bảngBước 1: Cần hiểu được các hoạt động của các khóa: Theo đó mỗi một bảng sẽ có được một mục riêng. Trong bảng có sự mặc định, Access tạo cột ID để tăng số lượng mỗi mục. Cột này chính là khóa chính. Bảng cũng có những khóa ngoài. Bởi vậy nó có thể liên kết với một bảng khác trong cơ sở dữ liệu, trong đó liên kết chứa dữ liệu giống nhau.Bước 2: Bạn nhấn chuột chọn tab Công cụ Cơ sở dữ liệu (Database Tools). Sau đó chọn nút Liên hệ (Relationships) trong mục Liên hệ.
Xem thêm: Tài Sản Là Gì – Phân Biệt Tài Sản Và Quyền
Bước 3: Bạn kéo trường muốn đặt làm khóa ngoài. Thả trường vào trong cái vừa tạo đó. Sau đó bạn nhấn chuột vào Tạo (Create) trên cửa sổ xuất hiện để tạo mối liên hệ giữa các trường. Khi đó sẽ xuất hiện kết nối các trường với nhau. Tiếp đó bạn chọn mục “Buộc Tham chiếu Toàn vẹn” (Enforce Referential Integrity) khi tạo liên hệ.Tạo một báo cáoChọn bảng hoặc truy vấn.Nhấp chọn tab Tạo (Create).Thiết lập nguồn cho báo cáo trống.Thêm trường vào báo cáo.Thêm nhóm vào báo cáo.Lưu và chia sẻ báo cáo.Tạo và Dùng Biểu mẫuBước 1: Chọn bảng cần tạo biểu mẫu. Thông thường mọi người sử dụng biểu mẫu để dễ dàng sử dụng và quan sát hơn.Bước 2: Bạn nhấn chọn nút Biểu mẫu (Form) trong tab Tạo (Create). Khi đó bạn sẽ tạo được một biểu mẫu tự động các trường trong bảng.Bước 3: Điều hướng biểu mẫu mới. Bạn nhìn thấy nút mũi tên ở phía dưới cùng sử dụng để di chuyển giữa các hồ sơ. Các trường sẽ áp dụng bằng cách ghi lại dữ liệu khi chuyển đổi giữa chúng. Bạn cũng có thể dùng nút này trên các cạnh để di chuyển từ hồ sơ đầu tiên tới hồ sơ cuối cùng.
Các chức năng chính của Access
Access là gì? Chắc hẳn bạn đã hiểu rõ qua phần giới thiệu trên. Theo đó, Access có rất nhiều chức năng thuận tiện cho việc quản trị dữ liệu. Rất phù hợp với các văn phòng. Các chức năng chính của Access là:
Chức năng thiết kế bảng.Chức năng lưu trữ.Chức năng cập nhật thông tin.Chức năng đưa kết quả và xuất thông tin.
Xem thêm: Light Novel Là Gì – Những Bộ Light Novel Thú Vị Nhất
Chức năng thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng với nhau.
Một số câu hỏi liên quan đến Access
Access có khó không?
Chuyên mục: Hỏi Đáp
