Một dự án thành công là dự án có sự phân chia rõ ràng về người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với mỗi nội dung, phạm vi, hạng mục. Tuy nhiên, khi bắt đầu chạy một dự án triển khai S&OP mới chúng ta thường sẽ gặp phải các vấn đề phát sinh như về trách nhiệm không rõ ràng giữa các cá nhân hoặc đơn vị dẫn đến việc đổ lỗi lẫn nhau, không ai nhận trách nhiệm về mình. Trong tình trạng như vậy, Ma trận RACI là phương tiện đơn giản và hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề trên.
Bạn đang xem: Raci là gì
I. Ma trận RACI là gì?
Ma trận RACI là biểu đồ phân công trách nhiệm, vạch ra mọi nhiệm vụ, cột mốc hoặc các quyết định quan trọng liên quan đến việc hoàn thành dự án và đồng thời phân rõ vai trò nhân sự nào chịu trách nhiệm triển khai cho từng mục hành động (R – Responsible), nhân sự nào chịu trách nhiệm phê duyệt (A – Accountable, những nhân sự cần được Tư vấn (C – Consulted). Hoặc Nắm bắt thông tin cập nhật về dự án (I – Informed). Từ viết tắt RACI là viết tắt của bốn vai trò bên liên quan, ma trận RACI có thể ứng dụng hầu như trong bất kỳ dự án nào nói chung và cụ thể là việc triển khai S&OP.
II. Vai trò và trách nhiệm của ma trận RACI
Ma trận RACI định hình cấu trúc và sự rõ ràng để mô tả vai trò của các bên liên quan. Làm rõ trách nhiệm và đảm bảo rằng tất cả mọi thứ mà dự án cần thực hiện đều được giao cho một nhân sự và bộ phận cụ thể.
Xem thêm: Product Là Gì
Bốn vai trò mà các bên liên quan có thể đóng trong bất kỳ dự án nào bao gồm:
1. Phân tích cho từng bên liên quan:
Có quá nhiều R: Một bên liên quan có quá nhiều dự án được giao cho họ không?Không có ô trống: Các bên liên quan có cần tham gia vào quá nhiều hoạt động không? Cần xem xét có thể thay đổi Responsible thành Consulted, hoặc Consulted thành Informed được không?Đồng thuận: Mỗi bên liên quan có hoàn toàn đồng ý với vai trò mà họ được chỉ định trong ma trận không? Khi đạt được thỏa thuận, điều đó nên được ghi nhận trong điều lệ và tài liệu của dự án.
2. Phân tích cho từng bước của các nhiệm vụ của dự án:
Không có R: Nhân sự hay bên liên quan nào đang thực hiện và hoàn thành công việc trong bước này? Vai trò của ai là chủ động?Quá nhiều chữ R: Đây là một dấu hiệu của việc quá nhiều bộ phận hoặc nhân sự đang cùng thực hiện một nhiệm vụ. Và nó hoàn toàn không phải một phương pháp tốt phân công hiệu quả.Không có A: Ai là người đóng vai trò A- Accountable? Phải có một ‘A’ cho mỗi bước công việc của dự án. Một bên liên quan phải chịu trách nhiệm cho các sự việc xảy ra.Nhiều hơn một A: Có sự nhầm lẫn về quyền quyết định? Các bên liên quan có trách nhiệm giải trình có tiếng nói cuối cùng về cách công việc nên được thực hiện và cách giải quyết xung đột. Quà nhiều A sẽ dẫn đến việc ra quyết định chậm và gây nên các xung đột không đáng có.
Xem thêm: Trước Giới Từ Là Gì, Ngữ Pháp Tiếng Anh: Giới Từ
Một số lưu ý khác:
Mỗi ô được đều điền vào: Có phải tất cả các bên liên quan thực sự cần phải tham gia vào một nhiêm vụ đó? Có lợi ích chính đáng nào trong việc nhiệm vụ đó cần sự tham gia của tất cả các bên liên quan. Hay đó chỉ là sự đảm bảo cho công việc được hoàn thành một cách tốt nhất?Rất nhiều C: Có phải tất cả các bên liên quan cần được tư vấn thường xuyên, hoặc họ có thể được thông báo và đưa ra các trường hợp đặc biệt nếu họ cảm thấy cần phải được tư vấn? Quá nhiều C trong vòng lặp thực sự làm chậm dự án.Có phải tất cả các bên liên quan thực sự đả được liệt kê đầy đủ trong ma trận này. Đôi khi điều này rất khó để đảm bảo nếu như đó là một lỗi thiếu sót. Điều này thường được giải quyết tốt nhất bởi một ban chỉ đạo hoặc đội ngũ quản lý nắm được đầy đủ thông tin các bộ phận và phòng ban cho một dự án.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
