Ở những bài trước của chuỗi bài 5S, chúng ta đã đi qua 4/5 chặng đường 5S. Hoàn thành Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và Săn sóc cũng như cách thực hiện mỗi bước sao cho hiệu quả. Tiếp theo đó, bài viết này sẽ giới thiệu và làm rõ về trụ cột cuối cùng không thể thiếu. Đó là S5 – Sẵn sàng.
Bạn đang xem: 5s là gì
1. “Sẵn sàng” trong 5S là gì?
Trước hết, để hiểu được “sẵn sàng” trong 5S là gì? Hãy cùng nhớ lại chữ S này trong bản 5S tiếng Anh. Đó là Sustain, nghĩa là duy trì. Nói rộng ra, sẵn sàng ở đây có nghĩa là tạo thói quen cho sự tự giác, tự nguyện duy trì đúng các thủ tục 5S. Việc thực hiện 5S như là lẽ sống của mọi thành viên trong tổ chức. Là văn hóa, lịch sử của công ty.
” data-medium-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?fit=300%2C153&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?fit=810%2C413&ssl=1″ class=”wp-image-3903 aligncenter” src=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?resize=810%2C412&ssl=1″ alt=”” width=”810″ height=”412″ srcset=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?w=1225&ssl=1 1225w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?resize=300%2C153&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?resize=1024%2C522&ssl=1 1024w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?resize=768%2C391&ssl=1 768w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5.jpg?resize=600%2C306&ssl=1 600w” sizes=”(max-width: 810px) 100vw, 810px” data-recalc-dims=”1″ />
2. Vì sao “sẵn sàng” là quan trọng?
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng điểm qua một số vấn đề có thể xảy ra trong tổ chức khi mà thiếu đi S5 trong 5S. Khi mà những cam kết về 5 trụ cột không được duy trì. Qua đó, bạn sẽ dễ dàng thấy được vì sao nó quan trọng.
Những vấn đề liên quan đến 5S có thể xảy ra ở bất kỳ tổ chức nào khi thiếu đi sự cam kết sẵn sàng thực hiện đúng 5S mọi lúc.
Những vật dụng không cần thiết rồi sẽ lại chồng chất đầy ắp dù đã làm sàng lọc trước đóRồi sẽ có những vật dụng không được đặt lại đúng vị trí của nó dù đã có kế hoạch và phổ biến cách sắp xếpRác thải, dơ bẩn sẽ lại để đó chờ đội dọn dẹp thay vì thực hiện ngay ở mỗi ca, mỗi ngày bởi mọi người như đã thiết lập
Do đó, nếu không có sự cam kết duy trì đúng các hoạt động 5S một cách tự giác từ mọi người thì việc thực hiện các S trước đó cũng sẽ nhanh chóng và dễ dàng bị sụp đổ.
” data-medium-file=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?fit=300%2C162&ssl=1″ data-large-file=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?fit=650%2C350&ssl=1″ class=”size-full wp-image-3904 aligncenter” src=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?resize=650%2C350&ssl=1″ alt=”” width=”650″ height=”350″ srcset=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?w=650&ssl=1 650w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?resize=300%2C162&ssl=1 300w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-2.jpeg?resize=600%2C323&ssl=1 600w” sizes=”(max-width: 650px) 100vw, 650px” data-recalc-dims=”1″ />
3. Xây dựng “sẵn sàng” như thế nào?
Có một sự thật là khi nhìn vào một tổ chức không có 5S hoặc 5S thiếu hiệu quả. Thiếu sự tự giác, kỷ luật trong công tác 5S. Thì sự nhận xét, phê bình đưa ra lúc này không phải chỉ đến những nhân viên cụ thể. Mà là các lãnh đạo của tổ chức thiếu đi sự quan tâm sâu sát để thiết lập, điều chỉnh nhân viên của họ khi 5S chưa được thực hiện tốt. Ban lãnh đạo cần tìm cách để xây dựng, thiết lập để những hành động làm 5S trở thành việc không thể thiếu của mỗi người thay vì than phiền về điều kiện 5S chưa được tốt hoặc nhân viên thiếu tính kỷ luật, tự giác.
Xem thêm: Ost Là Gì – Những ý Nghĩa Của Ost
Mô hình dưới đây sẽ giới thiệu cách xây dựng và phát triển bước này:
3.1. Thực hiện 5S trực quan
Tất cả các doanh nghiệp đều mong muốn giảm lãng phí, tăng lợi nhuận. Mong muốn các quá trình sản xuất, vận hành chạy mượt mà. Khi có vấn đề thì vấn đề nhanh chóng được giải quyết triệt để. Chẳng những vậy còn không ngừng cải tiến liên tục để ngày càng phát triển… Tuy nhiên, để làm được những điều này thì trước hết, tổ chức cần phải nhận diện, xác định được vấn đề mà giải quyết, cải tiến.
5S cũng vậy, nếu mọi người không nhận diện được vấn đề đồng nghĩa với việc vấn đề sẽ không được giải quyết. Nó sẽ lớn dần và từ từ nhấn chìm bạn trong đó. Vậy nên, càng nhanh chóng thấy được vấn đề là cực kỳ quan trọng. 5S trực quan là công cụ giúp chúng ta dễ dàng và nhanh chóng thấy được sự bất thường (thậm chí là ngay từ một cái liếc nhìn). Trực quan xuyên suốt qua từng bước trong 5S
” data-medium-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?fit=300%2C199&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?fit=706%2C468&ssl=1″ class=”size-full wp-image-3907 aligncenter” src=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?resize=706%2C468&ssl=1″ alt=”” width=”706″ height=”468″ srcset=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?w=706&ssl=1 706w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?resize=300%2C199&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?resize=687%2C455&ssl=1 687w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-3.png?resize=600%2C398&ssl=1 600w” sizes=”(max-width: 706px) 100vw, 706px” data-recalc-dims=”1″ />Trực quan sắp xếp thông qua chiến lược bảng ký hiệu, chiến lược ký hiệu sơn màu, chiến lược mã hóa màu sắc… nhằm quy định vị trí cho từng vật dụngTrực quan sạch sẽ thông qua bản đồ nhiệm vụ 5S, lịch trình 5S… để thực hiện sạch sẽ đúng cách và hiệu quảTrực quan săn sóc thông qua kết quả thực hiện 3S trước đó mỗi ngày, phiếu kiểm tra 5S…Trực quan sẵn sàng thông qua những hành động, hành vi của mỗi cá nhân trong tổ chức. Thật ra, việc “sẵn sàng” đến từ tâm trí, ý thức của mỗi người và sẽ biểu hiện ra hành động. Cho nên, dựa vào đây, chúng ta có thể thấy được “mức độ sẵn sàng” trong 5S của một tổ chức. Dễ thấy hơn nữa là từ kết quả của phiếu kiểm tra 5S qua thời gian
3.2. Điều chỉnh, sửa chữa
Thông qua phương pháp trực quan, chúng ta thấy được vấn đề hoặc sự bất thường. Bước tiếp theo là điều chỉnh, sữa chửa chúng ngay lập tức. Không để cho sự bất thường hoặc những sai lầm có cơ hội ăn sâu vào tư tưởng, thói quen của những người xung quanh. Một số bài học gợi ý để thực hiện bước này sẽ được trình bày ngay bên dưới.
” data-medium-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-4.jpg?fit=300%2C200&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-4.jpg?fit=450%2C300&ssl=1″ class=”size-full wp-image-3908 aligncenter” src=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-4.jpg?resize=450%2C300&ssl=1″ alt=”” width=”450″ height=”300″ srcset=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-4.jpg?w=450&ssl=1 450w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-4.jpg?resize=300%2C200&ssl=1 300w” sizes=”(max-width: 450px) 100vw, 450px” data-recalc-dims=”1″ />
3.3. 15 bài học tham khảo để xây dựng “sẵn sàng”
Lịch sự với mọi người ngay cả khi chỉ ra lỗi sai của họ. Việc lịch sự chỉ ra chỗ sai, giúp họ thật sự hiểu được đâu là cái tốt và đâu là chưa tốt kèm theo hướng dẫn sửa chữa sẽ giúp họ dễ dàng chấp nhận và hợp tác hơn là chỉ trích và thô lỗGiữ cho đồng phục sạch sẽ và mặc chúng với niềm tự hào. Rất nhiều công ty sản xuất có áp dụng chính sách đồng phục cho công nhân viên. Hãy giúp họ hiểu được lợi ích của việc mặc đồng phục (an toàn, chuyên nghiệp…)Luôn ghi nhớ rằng môi trường làm việc tốt có thể được xây dựng hoặc phá hủy bởi điều kiện 5S. Lợi ích của 5S cần được chuyển tải đến mọi cá nhân trong tổ chức để việc duy trì 5S luôn được quan tâm và thực hiệnVạch phân chia có thể đánh dấu ranh giới của sự sống còn. Việc tuân thủ quy định của vạch phân chia ngoài đảm bảo sắp xếp vật dụng đúng vị trí còn giúp đảm bảo sự an toàn. Ví dụ là vạch vàng-đen cảnh báo nguy hiểmLàm rõ 3 câu hỏi “cái gì”, “ở đâu”, “có bao nhiêu” giúp ích rất nhiều trong việc xác định và duy trì vật dụng cần thiếtÁp dụng tốt việc sắp xếp sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác dọn dẹp, làm sạchKiểm tra trước khi làm việc. Hãy đưa việc kiểm tra máy móc, dụng cụ liên quan trước khi bắt đầu làm việc vào quy trình thực hiện như là một phần của quá trìnhXử lý việc chậm trễ trong thực hiện 5S ngay khi phát hiệnBiết cách đưa ra cũng như ghi nhận lời nhận xét, phê bình để ngày càng tốt hơn. Người giám sát cần phải học cách đưa ra nhận xét, phê bình. Đồng thời người nhận phê bình cũng cần phải học cách lắng nghe và ghi nhậnChỉ ra được nguồn gốc của sai lỗi. Áp dụng 5W1H để tìm ra nguyên nhân gốc rễ vấn đề. Sau đó tìm cách khắc phục, cải thiệnMột khi đã có đáp án cho 5W1H nhưng lại gặp khó khăn về kinh phí trong việc thực hiện khắc phục, cải tiến. Hãy nhớ rằng kinh phí là có hạn, nhưng khả năng của bạn thì không. Đừng chỉ dựa vào kinh phí rồi từ chối cải tiếnKhông phải tôi thì là ai? Không phải bây giờ thì đợi đến bao giờ? Khi có vấn đề hoặc bất thường xảy ra, hãy chủ động giải quyết hoặc đề xuất, trình báo để giải quyết ngay lập tứcKhi vấn đề/ bất thường đi đến báo cáo, cố gắng tóm gọn báo cáo trong 1 trang. Trực quan, ngắn gọn, súc tích, đầy đủKhi vấn đề/ bất thường đi đến cuộc họp, 3 tiếng là lãng phí, 2 tiếng thì tốt hơn và 1 tiếng là tốt nhất. Không lãng phí quá nhiều thời gian, cố gắng tập trung giải quyết nhanh chóng và dứt điểmCải tiến đòi hỏi sự nổ lực và nổ lực đòi hỏi sự nhiệt tình. Việc làm xuất phát từ sự tự giác, chủ động luôn tốt hơn là bị ép buộc
” data-medium-file=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?fit=300%2C196&ssl=1″ data-large-file=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?fit=810%2C530&ssl=1″ class=”wp-image-3861 aligncenter” src=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?resize=559%2C366&ssl=1″ alt=”” width=”559″ height=”366″ srcset=”https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?w=1414&ssl=1 1414w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?resize=300%2C196&ssl=1 300w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?resize=1024%2C670&ssl=1 1024w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?resize=768%2C502&ssl=1 768w, https://i1.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/06/Slide73.png?resize=600%2C393&ssl=1 600w” sizes=”(max-width: 559px) 100vw, 559px” data-recalc-dims=”1″ />
3.4. Thúc đẩy “sẵn sàng” trên toàn tổ chức
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Biết được 5S là nền tảng cho sự tồn vong của doanh nghiệp. S5 là trụ cột tuy cuối cùng nhưng không thể thiếu của 5S. Vì thế, ban lãnh đạo cấp cao nên dẫn đầu trong đường lối cũng như hỗ trợ mọi người để thúc đẩy toàn tổ chúc cùng nhau “sẵn sàng”.
Có chính sách khen thưởng rõ ràng để tăng thêm động lực, phấn khởi cho toàn thể nhân viên. Bên canh đó, duy trì phát động chiến dịch 5S định kỳ thường xuyên như là một phần văn hóa/ lịch sử của tổ chức.
” data-medium-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?fit=300%2C228&ssl=1″ data-large-file=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?fit=810%2C615&ssl=1″ class=”wp-image-3909 aligncenter” src=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=442%2C336&ssl=1″ alt=”” width=”442″ height=”336″ srcset=”https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?w=1175&ssl=1 1175w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=300%2C228&ssl=1 300w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=1024%2C778&ssl=1 1024w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=768%2C584&ssl=1 768w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=105%2C80&ssl=1 105w, https://i0.wp.com/thienmaonline.vn/wp-content/uploads/2020/07/s5-6.jpg?resize=600%2C456&ssl=1 600w” sizes=”(max-width: 442px) 100vw, 442px” data-recalc-dims=”1″ />
3.5. Các công cụ xúc tiến 5S
Có rất nhiều công cụ để hỗ trợ thực hiện và xúc tiến 5S. Ngoài các công cụ đã được giới thiệu như bản đồ 5S, phiếu kiểm tra 5S, lịch trịch 5S, ký hiệu màu sơn… thì dưới đây tôi sẽ giới thiệu thêm 1 số công cụ nữa. Theo đó, tùy vào điều kiện và đặc điểm từng thời kỳ của tổ chức mà chúng ta có thể lựa chọn hoặc phối hợp các công cụ để gia tăng hiệu quả.
Xem thêm: Guideline Là Gì – Nghĩa Của Từ Guideline
Khẩu hiệu 5S nhằm liên kết và làm nổi bật chủ đề của chiến dịch 5S. Nó sẽ càng có hiệu quả hơn khi được đưa ra bởi chính nhân viên công ty. Có thể kết hợp với cuộc thi nho nhỏ lựa chọn khẩu hiệu hay/ ý nghĩa. Qua đó, giúp tạo thêm sự phấn khởi của mọi ngườiÁp phích 5S. Áp phích hiển thị khẩu hiệu 5S hoặc các hoạt động 5S… Chúng có thể được đăng hoặc treo các nơi. Nhằm nhắc nhở mọi người về sự hiện diện cũng như tầm quan trọng của 5STriển lãm hình ảnh hoặc câu chuyện 5S. Đặc biệt là hình ảnh trước – sau 5S giúp thấy rõ lợi ích mà 5S mang lạiBản tin 5S định kỳ. Bản tin nội bộ cập nhật liên tục về tình hình 5S. Tạo không khí 5S luôn luôn là tiêu điểm không thể lãng quên…
4. Tóm lại
Để thành công trong S “sẵn sàng” nói riêng cũng như trong công tác 5S nói chung. Hãy luôn nhớ rằng 5S là chuyện của mọi người, ở mọi lúc và tại mọi nơi trong tổ chức. Bắt đầu từ nơi làm việc của mình và mở rộng ra toàn tổ chức. Thực hiện 5S như là thói quen, là một phần của công việc hằng ngày. Nơi làm việc cũng như là ngôi nhà thứ 2 của bạn. Dưới sự dẫn dắt của ban lãnh đạo cùng với sự chủ động, tự nguyện, tự giác của mỗi cá nhân. Thành công trong 5S chính là thành công của tổ chức và cũng là thành công của chính bạn.
Chuyên mục: Hỏi Đáp
