Nếu bạn là một nhà quản lý đang tìm kiếm một phần mềm quản trị công việc phù hợp với cá nhân, đội nhóm hoặc doanh nghiệp mình, bài viết này là dành riêng cho bạn!
I. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?
II. 7 tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất là gì?
III. Top 5 phần mềm quản lý công việc theo dự án tốt nhất hiện nay
1. loltruyenky.vn Wework
2. Microsoft Project
3. Wrike
4. Jira Software
5. Asana
IV. Top 5 phần mềm quản lý công việc theo phòng ban, đội nhóm tốt nhất hiện nay
1. loltruyenky.vn Wework
2. Microsoft Teams
3. Trello
4. MyXTeam
5. Monday.com
V. Top 6 phần mềm quản lý công việc cá nhân tốt nhất hiện nay
1. Todoist
2. Tick Tick
3. Microsoft To-Do
4. Google Tasks
5. Apple Reminder
6. Any.DO
VI. Top 4 phần mềm quản lý tiến độ công việc theo mục tiêu tốt nhất hiện nay
1. loltruyenky.vn Goal
2. Weekdone
3. Perdoo
4. Lattice
Tạm kết
Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật như Trello, Asana, Wrike, Jira,… nhưng để các doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu ích và phù hợp thì còn phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn review các phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất.
Đang xem: Phần mềm quản lý công việc hiệu quả
Trước khi đi vào so sánh ưu nhược điểm của các phần mềm, bạn cần hiểu rõ mức độ cần thiết của một phần mềm quản lý công việc, và những yếu tố nào tạo nên một phần mềm quản lý công việc tốt.
I. Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?
Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý công việc giải quyết 2 việc: (1) minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; (2) giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.
Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ.
Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:
Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.
Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:
Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất
II. Vậy tiêu chí để lựa chọn một phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất là gì?
Theo sơ đồ trên, độ phổ biến không phải là tiêu chí duy nhất để bạn lựa chọn một phần mềm quản lý công việc, và bạn cũng không nên mua một phần mềm chỉ vì nhà cung cấp đó là “ông lớn” trên thị trường. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, thậm chí đặt cho chúng trọng số nặng hơn, như tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…
Đây là 4 tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc. Bạn có thể dựa vào đó để đánh giá ưu – nhược điểm từng lựa chọn:
Tính năng cộng tác: Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc, theo dõi công việc trực quan, chat và bình luận trong từng công việc, khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…
Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái: Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc, hoặc theo workflow dự án, đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.
Xem thêm: Game Đuổi Hình Bắt Chữ : Đuổi Hình Bắt Chữ, Đuổi Hình Bắt Chữ
Tính năng báo cáo: Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết, giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.
Tính năng phân quyền sử dụng: Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỷ luật trong tổ chức.
Về độ dễ sử dụng, nhiều phần mềm quản lý của nước ngoài có khả năng phân nhỏ dữ liệu và quản lý rất chặt chẽ từng hành động của nhân viên. Tuy nhiên, giao diện của chúng lại khó sử dụng với nhiều thuật ngữ chuyên ngành – chỉ phù hợp với một số lĩnh vực đặc thù nhất định. Một số phần mềm khác chỉ có bản tiếng Anh chứ chưa phát triển ngôn ngữ tiếng Việt, gây cản trở tới hiệu quả sử dụng của nhân viên.
Về chi phí sử dụng, cần lưu ý rằng các giá trị thực sự mỗi phần mềm quản lý mang lại không phải là con số được niêm yết trên bảng giá.
Theo đó, phần mềm quản lý miễn phí không “thực sự miễn phí” mà luôn bao gồm 5 loại chi phí ẩn: chi phí linh hoạt, chi phí phát triển, chi phí “mạo danh”, chi phí đào tạo & hỗ trợ, chi phí bảo mật & rủi ro.
Trong khi đó, một phần mềm quản lý đắt tiền lại có thể là một khoản đầu tư sinh lời cho doanh nghiệp. Hàng loạt lợi ích hữu hình như tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại và chi phí liên lạc, tăng hiệu suất làm việc, xoá bỏ thời gian chết,… và lợi nhuận vô hình như khả năng thích ứng, giữ chân nhân viên,… hứa hẹn mang lại giá trị chỉ số hoàn vốn (Return On Investment – ROI) cao cho dự án đầu tư này.
Từ phía nhà cung cấp, bạn bạn có thể đặt ra các câu hỏi sau để đảm bảo sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất khi sử dụng phần mềm:
Tôi ở khu vực địa lý khác, có được nhận hỗ trợ từ phía nhà cung cấp không? Tôi có thể tham gia demo trải nghiệm hoặc dùng thử phần mềm không? Đội nhóm của tôi có được đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm không? Có ai hỗ trợ tôi trong quá trình sử dụng phần mềm không? Có hay không chính sách bảo hành? …
Tham khảo ngay Ebook Hướng dẫn lựa chọn và triển khai phần mềm của loltruyenky.vn.vn
Dựa trên những tiêu chí lựa chọn trên, đây là review ưu nhược điểm của top 15 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay.
Bảng tổng hợp review top 15 phần mềm quản lý công việc và dự án tốt nhất hiện nay (Nguồn: loltruyenky.vn.vn)
III. Top 5 phần mềm quản lý công việc theo dự án
1. loltruyenky.vn Wework
loltruyenky.vn Wework là một công cụ quản lý công việc được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng không thua kém gì các giải pháp quốc tế. Tại Việt Nam, loltruyenky.vn Wework được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực khác nhau như Biti’s, VietinBank, Ubofood, chuỗi nhà hàng Golden Gate, Trường Quản lý Khách sạn Việt Úc, Tomorrow Marketers, Yeah1 Group, Lữ hành Nam Cường, CTCP Tập đoàn Ecopark (VIHAJICO), Novaland, BIDGroup, Long Biên Group, PECC1,…
loltruyenky.vn Wework phát triển bộ tính năng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý công việc trong cả hai môi trường: làm việc theo dự án và làm việc theo phòng ban.
Dưới vai trò một phần mềm quản lý dự án, loltruyenky.vn Wework là một công cụ linh hoạt cho phép cộng tác và quản lý trên mọi loại hình dự án, mọi lúc mọi nơi kể cả từ xa. Cùng với khả năng tích hợp mạnh mẽ, loltruyenky.vn Wework trở thành phần mềm được ưu tiên lựa chọn hàng đầu bởi các nhà quản lý.
Trên loltruyenky.vn Wework, một dự án có thể được hiển thị trên giao diện todo list…
Xem thêm: Phần Mềm Thiết Kế Voucher – Hướng Dẫn Thiết Kế Voucher Và
… giao diện Kanban…
… và giao diện Gantt chart
Ưu điểm:
Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái công việc: loltruyenky.vn Wework cho phép quản lý dự án linh hoạt với các giao diện: kanban, gantt chart, to-do list. Phần này rất quan trọng bởi các dự án đặc thù sẽ phù hợp với các giao diện quản lý khác nhau, ví dụ như các dự án thi công – xây dựng thường ưu tiên gantt chart. Các công việc trong dự án thường được gắn với các cột mốc (milestone) cụ thể để tiện cập nhật tiến độ và làm báo cáo. Bạn có thể thiết lập một template dự án mẫu và nhân bản chúng khi cần. Cộng tác: Bên cạnh các tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và bình luận trong từng công việc, dùng thẻ
