Từ chối là một phần không thể thiếu trong quá trình phỏng vấn, song làm sao để có thể viết một mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và ít “gây đau đớn” nhất có thể? Là một nhà tuyển dụng, chắc hẳn đây là vấn đề bạn quan tâm tìm hiểu. Hãy cùng loltruyenky.vn tham khảo mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế qua bài viết sau nhé!
I. Mẫu thư từ chối ứng viên là gì?
Thư từ chối ứng viên được nhà tuyển dụng gửi cho những ứng viên không được chọn vào giai đoạn tiếp theo của quy trình tuyển dụng.
Đang xem: Cách viết thư từ chối ứng viên
Cùng với thư chúc mừng đi tiếp, thư từ chối ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng.
Nếu bạn cảm thấy ứng viên không phù hợp với vị trí công việc mà doanh nghiệp bạn đang cần tuyển, bạn nên thẳng thắn với họ. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của doanh nghiệp bạn với ứng viên.
Thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu nhà tuyển dụng
Bất kỳ một ứng viên nào cũng đều xứng đáng nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng. Khi bạn thể hiện sự trân trọng với ứng viên thông qua một lá thư từ chối chuyên nghiệp, bạn có thể để lại ấn tượng tốt cho họ.
Còn điều gì tồi tệ hơn việc gửi hồ sơ đi hoặc tham gia phỏng vấn mà sau đó không hề nghe được tin tức gì?
Dù có bận “trăm công nghìn việc”, nhà tuyển dụng cũng không nên quên gửi thư từ chối ứng viên bởi:
Một thư từ chối ứng viên là bằng chứng cho thấy sự trân trọng của bạn dành cho công sức mà ứng viên bỏ ra để nộp hồ sơ, đi phỏng vấn, tránh tạo ấn tượng xấu cho ứng viên về công ty.Thông báo cho ứng viên để họ không mất công chờ đợi; giúp bạn tiết kiệm thời gian check-in email mà bạn có thể nhận từ những ứng viên này.Gửi thư từ chối ứng viên cũng giúp họ không mất thời gian chờ đợi, chủ động tìm kiếm cơ hội việc làm khác.Nếu ứng viên có năng lực ấn tượng phù hợp với vị trí công việc, tuy nhiên bạn cảm thấy họ chưa phù hợp với văn hóa công ty, bạn có thể mời họ ứng tuyển vào các vị trí khác trong doanh nghiệp.
II. Làm thế nào để viết mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo mà chuyên nghiệp?
Làm thế nào để viết thư từ chối ứng viên “nhẹ nhàng” nhất?
Để tránh làm tổn thương ứng viên, bạn hãy ghi nhớ nguyên tắc 3 KHÔNG:
Không bộc lộ những biểu hiện không hài lòng về ứng viên cũng như từ chối trực tiếp ngay sau buổi phỏng vấn. Hành động này sẽ làm tổn thương cái tôi của họ. Không chỉ là buồn, thất vọng về bản thân, cách từ chối này còn khiến họ nảy sinh ác cảm với công ty bạn. Rất có thể vì điều này mà sau nhiều năm, ứng viên không muốn ứng tuyển lại, cũng không muốn giới thiệu người quen làm việc tại công ty bạn nữa. Thậm chí, một số ứng viên còn có thể chia sẻ những cái nhìn không tốt về doanh nghiệp bạn trên các hội nhóm tuyển dụng, làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại. Một cuộc điện thoại từ chối sẽ gây khó xử cho hai bên. Chưa kể việc bạn sẽ không biết được ứng viên lúc đó có thời gian tiếp chuyện hay không, có đang vui vẻ bên gia đình hay bạn bè…Không im lặng, không gửi thư, để họ tự hiểu là bị “đánh trượt”. Điều này sẽ để lại ấn tượng không tốt với ứng viên, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh của doanh nghiệp bạn. Một thư từ chối lịch sự, rõ ràng là điều cần thiết ngay lúc này.
Không nên từ chối ứng viên qua điện thoại
Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối ứng viên, bạn đã có lời giải thích được vì sao phải từ chối. Điều này thể hiện được sự tôn trọng của công ty bạn dành cho khoảng thời gian và sự quan tâm của ứng viên.
Ví dụ: Tại thời điểm hiện tại, ứng viên đủ kỹ năng cần thiết nhưng thiếu kinh nghiệm, họ có thể cân nhắc việc ứng tuyển đợt sau.
Nếu họ ứng tuyển muộn hay thích hợp làm việc ở vị trí khác, bạn có thể liên lạc lại với họ khi có đợt tuyển mới.
III. Mẫu thư từ chối ứng viên gồm những phần nào?
1. Thông tin cá nhân của ứng viên
Khi viết thư từ chối cho ứng viên, hãy thêm tên riêng cũng như vị trí công việc mà người đó ứng tuyển. Điều này thể hiện rằng bạn thực sự dành thời gian để xem xét, đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.
2. Lời cảm ơn
Hãy luôn luôn cảm ơn ứng viên vì sự quan tâm của họ đối với doanh nghiệp cũng như vị trí việc làm mà doanh nghiệp đăng tuyển; vì đã dành thời gian hoàn thiện hồ sơ và tham gia phỏng vấn.
Cảm ơn không chỉ là lịch sự, nó còn thể hiện rằng bạn trân trọng thời gian và sự cố gắng của ứng viên.
Hành động nhỏ này sẽ giúp ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về việc bị từ chối và tăng khả năng tái ứng tuyển, hoặc giới thiệu người quen làm việc cho công ty bạn.
3. Đóng góp phản hồi
Điều quan trọng là bạn cần giải thích một cách ngắn gọn, rõ ràng những lý do tại sao ứng viên không được chọn vào vòng tiếp theo. Ứng viên thường đánh giá cao những phản hồi từ phía nhà tuyển dụng.
Hãy chắc chắn rằng trong mỗi email từ chối, bạn đã có lời giải thích tại sao ứng viên không được nhận
Hãy đưa ra những ý kiến mang tính xây dựng và chi tiết vì sao bạn quyết định từ chối họ. Điều này cũng có thể giúp họ phát triển bản thân cho những cơ hội việc làm trong tương lai.
4. Mời ứng tuyển lại (tùy chọn)
Nếu bạn thấy rằng ứng viên phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, hoặc phù hợp với một vị trí việc làm khác, hãy cho họ biết bạn hy vọng họ sẽ tiếp tục ứng tuyển khi có cơ hội.
Điều này thể hiện bạn đánh giá cao ứng viên và thể hiện sự tôn trọng mà doanh nghiệp bạn dành cho họ.
Hãy để lại ấn tượng tốt với ứng viên
IV. Mẫu thư từ chối ứng viên
1. Mẫu 1: Với ứng viên không vượt qua vòng hồ sơ
Bạn không nhất thiết phải gửi thư từ chối cho những ứng viên không được chọn vào vòng phỏng vấn.
Tuy nhiên, nếu họ không nhận được phản hồi, họ sẽ không biết liệu bạn có nhận được hồ sơ của họ hay liệu họ có đang được cân nhắc cho một cuộc phỏng vấn.
Họ không biết liệu họ đã bị từ chối hay quy trình tuyển dụng của bạn kéo dài hơn bình thường.
Đa số ứng viên thường không đủ can đảm liên hệ với nhà tuyển dụng để hỏi về kết quả vòng hồ sơ, họ sợ rằng điều này có thể ảnh hưởng không tốt tới cơ hội được chọn.
Do vậy, một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết.
Một lá thư từ chối ngắn gọn và lịch sự là cần thiết
2. Mẫu 2: Với ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn. Những ứng viên đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu tiên xứng đáng nhận được một lá thư từ chối mang nhiều tính cá nhân hơn.
Xem thêm: Top 7 Phần Mềm Làm Mát Iphone Tốt Nhất Hiện Nay, Hướng Dẫn Ứng Dụng Cách Làm Mát Cho Iphone
Hãy đảm bảo rằng bạn không đồng thời gửi cho họ thêm một thông báo không trúng tuyển. Tất cả những cố gắng thể hiện sự trân trọng, cảm ơn hay cổ vũ của bạn sẽ không được ghi nhận.
Một quy trình tuyển dụng có thể bao gồm nhiều hơn một vòng phỏng vấn
3. Mẫu 3: Với ứng viên có tiềm năng song chưa phù hợp với hiện tại
Trong quá trình phỏng vấn và làm bài đánh giá, các ứng viên có thể ít nhiều cảm nhận được họ có khả năng được chọn hay không. Do vậy, với ứng viên có năng lực, họ có thể bị thất vọng khi nhận được tin xấu.
Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn. Bạn cũng nên khuyến khích ứng viên giữ liên lạc trong trường hợp những cơ hội việc làm phù hợp xuất hiện trong tương lai.
Cùng với thư từ chối, bạn có thể gọi điện thoại để đưa ra phản hồi và cảm ơn
4. Mẫu 4: Mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh
Email Subject Line: Your application to Company_name>Dear Candidate_name>,Thank you for taking the time to consider Company_name>. We wanted to let you know that we have chosen to move forward with a different candidate for the Job_title> position.Optionally, include feedback from the hiring process for candidates who may be suitable for future openings:> Our team was impressed by your skills and accomplishments. It’s best to include something that specifically drew your attention.> We think you could be a good fit for other future openings and will reach out again if we find a good match.We wish you all the best in your job search and future professional endeavors.Regards,Your name>Your email signature>
Một mẫu thư từ chối ứng viên bằng Tiếng Anh cũng cần được chú ý
Trên đây là những gợi ý về những mẫu thư từ chối ứng viên tinh tế và chuyên nghiệp. Dù có bận “trăm công nghìn việc” nhưng đừng quên soạn và gửi chúng nhé, ứng viên tuy có đau lòng nhưng vẫn sẽ thoải mái và tự tin với những cơ hội sau.
V. Bí quyết tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm cho doanh nghiệp Việt
Tuyển dụng là bước quan trọng giúp xây dựng bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, chính vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình tuyển dụng thật tốt.
Thấu hiểu khó khăn của các doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số, loltruyenky.vn mang đến giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp gồm bộ công cụ số hóa giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình tuyển dụng, nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.
HRM – Bộ tính năng hỗ trợ giải quyết công tác quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp: Tuyển dụng; số hóa lưu trữ hồ sơ – có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong việc quản lý nhân sự khi số hóa nhanh chóng tất cả các dữ liệu.
loltruyenky.vn – Chuyên gia tối ưu hóa doanh nghiệp
Với loltruyenky.vn, HR có thể tạo đề xuất tuyển dụng trực tuyến. Thông báo ngay lập tức được gửi cho ban lãnh đạo xét duyệt trên phần mềm. Nhờ đó, rút ngắn tối đa thời gian chờ.
Việc chăm sóc, phân loại, sàng lọc hồ sơ của các ứng viên khi tham gia tuyển dụng cũng được thực hiện chi tiết và có quy trình rõ ràng, minh bạch.
Tình trạng thất lạc hồ sơ ứng viên cũng chấm dứt vì hồ sơ sẽ được đẩy tự động từ các trang tuyển dụng vào hệ thống.
Đặc biệt, ứng dụng AI bóc tách dữ liệu hỗ trợ đánh giá ứng viên dễ dàng. Chỉ với một cú click chuột là người dùng sẽ có một bảng báo cáo tự động để đo lường chi phí cũng như hiệu suất làm việc của từng chuyên viên một.
Điều này giúp cho các nhà quản trị nắm bắt rõ ràng tình hình nhân sự, sau đó đưa ra cái nhìn tổng thể về biến động nguồn nhân lực để có thể giải quyết kịp thời.
Hệ thống của loltruyenky.vn có thể kết nối với hơn 90% các máy chấm công trên thị trường. Dữ liệu sẽ được đẩy trực tiếp vào hệ thống, xua tan nỗi lo đường truyền trục trặc hay máy chấm công hỏng.
Hơn nữa, loltruyenky.vn còn cho phép tùy biến các chính sách chấm công tiền lương dưới dạng hàm Excel, tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp, chấm dứt tình trạng tính lương thủ công cho các HR.
Với loltruyenky.vn, quy trình tuyển dụng sẽ trở nên dễ dàng
Ngoài ra, khi sử dụng loltruyenky.vn, người dùng sẽ được hỗ trợ trả lương trực tiếp trên phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
HR sẽ không phải lo lắng vì thất lạc đơn từ hay hồ sơ nữa vì mọi thông tin nhân sự được số hóa, lưu trữ và bảo mật tập trung trên phần mềm loltruyenky.vn.
Cùng với đó, hệ thống sẽ tự động tổng hợp đơn từ và kết nối với các phân hệ khác như KPI, doanh số,…để dễ dàng tính toán bảng lương và giảm thiểu tỷ lệ sai sót.
Hơn nữa, tính năng bảo mật dữ liệu cũng được nâng cao giảm thiểu khả năng rò rỉ thông tin ra bên ngoài tránh tình trạng kẻ xấu trục lợi gây ảnh hưởng đến bộ mặt của doanh nghiệp.
Bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm loltruyenky.vn.
Chỉ với những thao tác đơn giản và không quá khó để hiểu, cấp trên và nhân viên có thể tương tác với nhau, thoải mái thảo luận, chia sẻ mọi điều qua mạng nội bộ, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Đặc biệt, loltruyenky.vn đã được Bộ Thông tin và Truyền thông lựa chọn là nền tảng tiên phong trong chương trình chuyển đổi số quốc gia, là giải pháp mang lại hiệu quả bền vững cho các doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng Dẫn Nhận Và Nhập Gift Code Game Thương Khung Chi Kiếm Mới Nhất
loltruyenky.vn hy vọng bài viết này đã giúp bạn có thêm thông tin tham khảo để hỗ trợ cho công việc của mình.
Ngoài ra, nếu bạn đang gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự, hãy đăng ký nhận tư vấn miễn phí tại loltruyenky.vn, loltruyenky.vn sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khó khăn một cách nhanh chóng!
