Cách Trả Lời Thư Từ Chối Tuyển Dụng Từ Chối, Thư Từ Chối Nhận Việc Update 05/2022

*

Chắc chắn, gửi thư từ chối ứng viên không phải là điều dễ dàng. Không ai thích chia sẻ các tin xấu và nhiều nhà tuyển dụng đã tránh việc gửi thư từ chối và chỉ tập trung vào các ứng viên đạt yêu cầu. Tuy nhiên, thông báo cho ứng viên rằng họ không nhận được công việc là điều nên làm. Vậy vì sao bạn phải gửi thư từ chối ứng viên và làm thế nào để có một bức thư từ chối chuyên nghiệp, không khiến ứng viên cảm thấy thất vọng? Hãy cùng tham khảo ngay sau đây nhé.

Đang xem: Cách trả lời thư từ chối tuyển dụng

Vì sao bạn cần gửi thư từ chối ứng viên?

Nếu ứng viên đã dành thời gian để tìm hiểu thông tin và tham gia phỏng vấn thì theo phép lịch sự thông thường, bạn nên nói với họ rằng doanh nghiệp của bạn đã quyết định chọn một ứng viên khác.

Mặt khác, không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng là nguyên nhân khiến ứng viên cảm thấy khó chịu. Hầu hết các ứng viên đều hào hứng với các cơ hội việc làm và muốn biết khi nào sẽ nhận được kết quả ứng tuyển để họ có thể tiếp tục tìm kiếm một công việc khác.

Hơn nữa, việc không gửi thư từ chối đến ứng viên có thể tác động tiêu cực đến thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn và nỗ lực tuyển dụng nói chung. Đa số các ứng viên tìm việc đều chia sẻ kinh nghiệm ứng tuyển tiêu cực của họ trên các mạng xã hội hoặc diễn đàn nghề nghiệp hay với những người họ quen biết. Điều này sẽ khiến các ứng viên khác, đặc biệt là các tài năng e dè khi nộp hồ sơ tìm việc vào công ty bạn trong tương lai.

Mẹo cần biết khi viết thư từ chối ứng viên

Cá nhân hóa

Để đảm bảo các ứng viên cảm thấy bạn đã dành thời gian để liên lạc với họ, hãy luôn cá nhân hóa thư từ chối của bạn. Bạn có thể làm điều này bằng cách nhắc đến ứng viên bằng tên của họ và xác định rõ vị trí mà họ ứng tuyển. Hãy cung cấp phản hồi ngắn gọn về việc ứng tuyển hoặc cuộc phỏng vấn của họ.

Cảm ơn ứng viên và đi thẳng vào vấn đề

Cảm ơn các ứng viên đã quan tâm đến công ty của bạn cho thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian họ đã dành cho việc ứng tuyển. Tuy nhiên, bạn không nên vòng vo về quyết định từ chối hồ sơ của họ. Mặc dù vậy, hãy cố gắng lịch sự. Chẳng hạn, dòng đầu tiên của thư từ chối ứng viên bạn có thể nói: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí Lập trình viên cao cấp. Rất tiếc là chúng tôi đã không chọn bạn tại thời điểm này.

Điều này ngay lập tức cho ứng viên biết rằng họ đã không nhận được công việc. Sau đó, bạn có thể đi vào chi tiết hơn như khen ngợi về những phẩm chất tốt của họ.

Đưa ra phản hồi, nhưng đừng quá nhiều

Bạn có thể thêm giá trị vào thư từ chối ứng viên bằng cách đưa vào các phản hồi mang tính xây dựng. Điều này có thể cho ứng viên thấy rằng bạn đã nghiêm túc với họ và thậm chí giúp họ tìm được việc, từ đó cải thiện ấn tượng của họ về công ty. Không bắt buộc bạn phải cung cấp phản hồi chuyên sâu vì điều này sẽ rất tốn thời gian. Thay vào đó, chỉ tập trung vào một hoặc hai điểm chính.

Một mẹo khác là đánh giá cao các thế mạnh của họ cũng như cách họ thể hiện. Chẳng hạn, “Chúng tôi rất ấn tượng với sự đam mê và kiến thức của bạn về lĩnh vực Marketing. Tuy nhiên, tại thời điểm này, chúng tôi đang tìm kiếm một ứng viên có trình độ chuyên môn ở cấp độ cao hơn. Đây là điều có thể bạn sẽ cần cải thiện vì nó quan trọng đối với nhiều vị trí công việc”. Ở đây, bạn vừa khen ngợi ứng viên vừa nêu rõ lý do tại sao họ không được chọn cho công việc này đồng thời cũng đưa ra lời góp ý chân thành.

Gửi lời chúc

Để kết thúc thư từ chối ứng viên, hãy cảm ơn họ một lần nữa và chúc họ may mắn khi tìm kiếm một cơ hội việc làm khác. Điều này sẽ giúp để lại ấn tượng lâu dài về công ty của bạn.

Bạn thậm chí có thể nhờ họ cung cấp phản hồi về trải nghiệm tìm việc của họ, điều này có thể giúp công ty của bạn cải thiện quy trình tuyển dụng trong tương lai.

Luôn kiểm tra kỹ trước khi gửi

Trước khi gửi thư từ chối ứng viên, hãy chắc chắn rằng thư được viết rõ ràng và không có lỗi đánh máy hay chính tả. Điều này, một lần nữa cho thấy rằng bạn tôn trọng ứng viên cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.

Mẫu thư từ chối ứng viên

Tùy thuộc ứng viên tiến xa đến đâu trong quá trình tuyển dụng mà có 3 loại thư từ chối khác nhau. Hãy cùng tham khảo mẫu mail từ chối ứng viên theo từng loại nhé.

Mẫu thư từ chối ứng viên chung chung

Mẫu thư từ chối ứng viên ngắn gọn này được cho các ứng viên mà bạn chưa bao giờ nói chuyện và họ không thể vượt qua giai đoạn sàng lọc ban đầu của bạn.

Xem thêm: “Zenonia 4” Blader Guide: Stat And Skill Builds, Chơi Zenonia 4

Xin chào ,

Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào tại . Bộ phận tuyển dụng đã xem xét hồ sơ của bạn và quyết định sẽ tiến hành phỏng vấn với các ứng viên khác. Chúng tôi chúc bạn may mắn khi tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp tiếp theo.

Bạn có thể làm dịu tình hình bằng cách đề cập đến khối lượng lớn ứng viên hiện tại hoặc khuyến khích ứng viên ứng tuyển vào các vai trò khác trong tương lai. Tuy nhiên, mục đích chính vẫn là thông báo cho họ thông tin họ không được tuyển dụng.

Mẫu thư từ chối ứng viên mở rộng

Bạn sẽ tạo ra sự thất vọng khi gửi thư từ chối chung chung đến một ứng viên đã trải qua cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video. Trong trường hợp này, bạn nên mở rộng thư từ chối ứng viên chung chung và cảm ơn họ vì đã dành thời gian để trao đổi cùng bạn. Mẫu thư từ chối ứng viên mở rộng sau đây sẽ giúp bạn biết mình nên bắt đầu từ đâu.

Xin chào ,

Tôi rất vui khi được nói chuyện với bạn về tại . Chúng tôi đã quyết định tiếp tục quá trình phỏng vấn với các ứng viên khác nhưng vẫn muốn gửi lời cảm ơn bạn đã dành thời gian để chia sẻ về trình độ và kinh nghiệm của bạn với chúng tôi. Chúng tôi chúc bạn gặp nhiều may mắn trong việc tìm kiếm một công việc mới và đạt được nhiều thành công trong tương lai.

Hãy thoải mái mở rộng khi sử dụng loại thư từ chối này nếu bạn thấy phù hợp. Mục đích chính của nó là để chia sẻ tin tức cho ứng viên, đồng thời cảm ơn rằng họ đã dành cho bạn một chút thời gian quý giá của họ.

Mẫu thư từ chối ứng viên chi tiết

Mẫu thư này được sử dụng khi bạn đã hình thành mối quan hệ với một ứng viên sau khi gặp họ để phỏng vấn trực tiếp. Một lá thư từ chối ứng viên chi tiết nên cho ứng viên biết vì sao bạn quyết định không chọn họ. Thư nên bao gồm các thông tin phản hồi giúp họ trở nên chuyên nghiệp hơn mà không chỉ trích hiệu suất phỏng vấn của họ. Hãy tập trung vào trình độ của ứng cử viên vì chúng liên quan đến các yêu cầu vai trò, chứ không phải vì cá nhân ứng viên. Dưới đây là một vài mẹo để viết thư từ chối cá nhân:

– Đừng gửi thư từ chối ứng viên cho đến khi ứng viên lý tưởng đã chấp nhận lời đề nghị làm việc của bạn. Không có gì đảm bảo ứng viên được lựa chọn đầu tiên sẽ đồng ý làm việc, vì vậy đừng vội gửi thư từ chối cho đến khi việc tuyển dụng đã hoàn thành.

– Công nhận những gì ứng viên đã làm tốt – Cân bằng giọng điệu của bức thư bằng cách chỉ ra những điểm mạnh của ứng viên với phản hồi bạn đưa ra.

– Mở ra cơ hội việc làm trong tương lai – Đề nghị giữ liên lạc với ứng viên cho các cơ hội việc làm sắp tới.

– Tránh một cuộc trò chuyện qua lại – Sẽ không sao khi cho phép ứng viên trả lời thư từ chối của bạn nhưng đừng quá lãng phí thời gian để trả lời các câu hỏi và trao đổi qua email.

Xin chào ,

Chúng tôi đánh giá rất ao thời gian và nỗ lực mà bạn đã thực hiện khi ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên Marketing trong thời gian qua. Tuy nhiên, sau khi đánh giá cẩn thận các yêu cầu cụ thể mà chúng tôi cho là phù hợp nhất để thành công trong vị trí này, chúng tôi đã quyết định chọn một ứng viên khác.

Chúng tôi thấy rằng bạn có khả năng trong việc tạo ra các nội dung hấp dẫn nhưng đối với vai trò này, chúng tôi muốn có một người có nhiều kinh nghiệm hơn về tiếp thị sản phẩm.

Như đã chia sẻ, chúng tôi khá lạc quan về quỹ đạo tăng trưởng của công ty và nếu mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch, chắc chắn sẽ có nhiều vị trí mới mà chúng tôi cần tuyển dụng. Vào lúc đó, chúng tôi mong rằng sẽ được gặp lại bạn.

Xem thêm: Download The Walking Dead : Season One 1, The Walking Dead: Season One 1

Cảm ơn một lần nữa về sự quan tâm của bạn!

Trân trọng,

Hãy trung thực nhưng cũng khéo léo và tử tế khi viết thư từ chối ứng viên. Hãy giữ thư của bạn ngắn gọn, rõ ràng và súc tích. Cuối cùng, cũng cần chắc rằng thư từ chối ứng viên được gửi sau khi bạn đưa ra quyết định nhưng đừng nhanh đến mức ứng viên cảm thấy như bạn không đánh giá họ một cách công bằng và khách quan.